Gestión de Cambio de Alcance de Proyectos

1 .La Declaración del Alcance del Proyecto

Contiene mayoritariamente conocimiento declarativo y procedual, en otras palabras, que es necesario llevar a cabo, que es necesario hacer y lograr y cómo será hecho el trabajo. Contiene el dominio de conocimiento (ej. requerimientos de productos y servicios) y conocimiento de proyectos (ej. programación e hitos).

La descripción narrativa del alcance del proyecto, incluye los productos principales, objetivos del proyecto, supuestos del proyecto, restricciones, declaración de trabajo. Esta descripción provee una base documental para futuras decisiones y la confirmación de un entendimiento común del alcance del proyecto entre los stakeholders (personas que afectan y son afectados por el proyecto)

2. Modificaciones de Alcance de los Servicios.

El Mandante podrá en cualquier momento solicitar modificaciones, disminuciones o ampliaciones al alcance de los servicios contratados, que serán confirmados por una Orden de Cambio, la que podrá afectar los costos, plazo y calidad del proyecto.

Cualquier cambio en las obligaciones del Contratista, de acuerdo a lo establecido en el Contrato, será solicitado por escrito, señalando la naturaleza del cambio y su objeto.

El Contratista deberá entonces, presentar al Mandante dentro del plazo que le sea señalado por ésta última, un aviso de cambio que podría originar una Orden de Cambio, que incluirá lo siguiente:

1. Descripción del cambio solicitado, razones y justificaciones, incluyendo una estimación del orden de magnitud de su efecto en el costo y/u operación del proyecto y en el programa de ejecución del proyecto.
   
2. Efectos del cambio en los costos estimados del contrato.
   
3. Efectos del cambio en el Programa Maestro de Control.
   
4. Efectos del cambio sobre el avance físico del proyecto.
   
5. Efectos del cambio sobre la distribución de gastos del contrato en el tiempo.
   
6. Efectos del cambio sobre el alcance del Servicio.
   

El Mandante tendrá la facultad para aprobar la Orden de Cambio presentada por el Contratista haciéndole llegar a éste último su autorización por escrito.

Si,durante la ejecución del trabajo, el Contratista estima que cualquier instrucción, revisión, decisión o acción del Mandante deba considerarse un Cambio al Alcance del servicio contratado, el Contratista deberá dar inmediatamente aviso al Mandante, informando su posición al respecto. Si el Mandante concuerda que dichas instrucciones, revisiones, decisiones o acciones deban dar lugar a un Cambio, se emitirá una Orden de Cambio. No obstante, no será autorizado cambio alguno si el Mandante juzgare que:

• El trabajo del Contratista ha sido afectado por culpa o negligencia del mismo o por omisión en cumplir las condiciones del Contrato.
• El Mandante no autorizará Cambio, ni por lo tanto pago alguno, si el Contratista ha proseguido con la ejecución de trabajos afectados por dichas instrucciones, revisiones, decisiones o acciones del Mandante, sin la debida participación y acción del administrador de éste.

Cualquier desviación en los programas, costos, horas, etc., sea causante, o no, de Ordenes de Cambio, será informada al Mandante mediante un informe de desviación que se incluirá como anexo al Informe Mensual de Actividades.

El control de cada una de las Ordenes de Cambio se hará en forma individual, tomando en consideración los mismos parámetros que para el contrato base.
El Mandante deberá aprobar o rechazar la Nota de Orden de Cambio considerando para ello:

• Cinco días hábiles para cambios menores.
• Ocho días hábiles para cambios mayores.

3. Integración de los Cambios de Alcance del Servicio al Proyecto.

Una vez aprobados los cambios por el Mandante, se procederá a:

1. La emisión de la nueva versión de descripción de los trabajos afectados y se acordará su validez sobre lo expresado en el proyecto.
   
2. La incorporación de la variación de los costos del proyecto, si corresponde y sus efectos sobre la distribución de gastos. (Flujos).
   
3. La actualización del Programa Maestro de Control.
   
4. Confirmar que el Plan de Aseguramiento de la Calidad da cuenta de él o los cambios.
   

4. Identificación de los Cambios de Alcance del Proyecto.

Con el objeto de facilitar la aprobación e integración de los cambios de alcance del proyecto se identificarán los cambios mayores y menores según se indica a continuación:

1. Modificación a la descripción de un trabajo o estudio definido en el proyecto.
   
2. Cambios en los conceptos o criterios de diseño previamente acordados y aceptados.
   
3. Cambios en los plazos del programa maestro de control acordado y que impliquen variación de los recursos.
   

5. Clasificación de los Cambios de Alcance del Proyecto.

Los cambios se clasificarán en mayores, menores e instrucciones de ajuste y se definen a continuación:

1. Un cambio mayor será aquel que implique una variación de más de un 1% del presupuesto total del proyecto y debe ser integrado al alcance de éste.
   
2. Un cambio menor será aquel que implique una variación menor a un 1% y mayor o igual al 0,5% del presupuesto total del proyecto y su incorporación como cambio de alcance será decisión del Mandante.
   
3. Instrucciones de ajuste, serán todas aquellas que no puedan clasificarse como cambio mayor o cambio menor.