domingo, julio 01, 2007

La ética en el ámbito del ejercicio profesional de la ingeniería

El término "ética" se deriv de la palabra griega ethos, la cual tiene varios significados:

  • Lugar donde se vive, la vivienda y también la patria
  • Costumbres, usos, la forma habitual de comportarse de los seres humanos, la tradición
  • Conciencia moral, convicciones morales, actitud moral, carácter moral, la moralidad.
  • También a las cuestiones referentes a la convivencia justa. Cuestiones que atañen a personas que actúan y que pueden entrar en conflicto entre ellas, y son planteadas desde el punto de vista de la necesidad de ser reguladas normativamente para las interacciones sociales
Inicialmente se refería al convivir de seres humanos, en un mismo lugar, trabajando juntos y compartiendo espacio y el tiempo.

Toda ética es una respuesta a la pregunta ¿Cómo debemos morar en el mundo?.

No existen personas ni comunidades no éticas, sino que algunas pueden ser consideradas como éticamente reprobables -según un consenso o una situación dada - debido al modo que tienen de vivir en comunidad.

La otra pregunta es ¿Cómo evitar causarles daño, si no se conocen sus valores?

La moral cristiana es clara: ama a tu prójimo como a ti mismo.

Kant propuso una ética racionalmente fundada, cuyo imperativo también contribuye a iluminar al momento de decidir: "Obra sólo según la máxima tal, que puedas querer al mismo tiempo que se convierta en ley universal" y "trata a los otros como quisieras ser tratado".

Weber distingue:
a) Etica de la convicción, la cual se afirma en un valor- o conjunto de valores- que determina cómo se debe actuar: honestidad, bondad, caridad etc..
b) La ética de la responsabilidad, que se basa en el cálculo de ls consecuencias de la propia acción.

Ambas deberían estar presentes en cada una de nuestras acciones.

La ética en el ámbito del ejercicio profesional de la ingeniería debe reflejar la moral como distinción de responsabilidades, entendidas estás, como el deber de reconocer la necesidad de cuidado de los sistemas biológicos, físicos y sociales y que al encontrarse estos sistemas bajo condiciones de vulnerabilidad, reconocer dicha vulnerabilidad y convertirla en un cuidado efectivo de dichos sistemas, tanto en los asuntos públicos como privados ligados a la energía, transporte, comunicaciones, ambientales, urbanísticos, demográficos, acondicionamiento territorial, desarrollo científico y tecnológico, control de calidad, manejo de residuos tóxicos, etc.

Bibliografía: Darío Rodriguez, Jürgen Habermas, Jonas

miércoles, abril 18, 2007

Curso de Administración

Breve temario para un curso de administración


TemaContenido

Nuevos Principios, Concepto de Sistemas, Doble ContingenciaIntroducción, Visión del Mundo, Conceptualización de Sistemas

Concepto de Trabajo, La Misión y Fijación de ObjetivosQue se entiende por trabajo, la importancia de fijar una misión y la fijación de objetivos

Funciones de la Organización, Procesos de Trabajo, Sistemas de InformaciónComo se estructura una organización, sus funciones principales, los procesos de trabajo, segmentación, integraciòn, formulación de una organización

La Triple Contingencia, ControlEstablecer la relación entre la organización, los sistemas físicos, sistema psíquico,El concepto de control, el concepto de dominio, retroalimentación, mecanismos de control

Comunicación, Proceso de SatisfacciónEl proceso de comunicación, las tres condiciones para que se de una comunicación

Administración de PersonalLas funciones de la Gestión de Personal, Sistemas de Beneficio

Liderazgo Los tipos de liderazgo, ejercicio del poder

Relaciones Laborales El conflicto laboral, las distintas posiciones en el desarrollo organizacional

Capacitación y Desarrollo Organizacional La importancia de la Capacitación en el desarrollo organizacional, El desarrollo organizacional como herramienta de gestión

Control de Lectura Cultura Organizacional, Cambio Organizacional, Humanizar El Trabajo

martes, marzo 20, 2007

Planificación de Plazos del Proyecto

1. PLAZOS

En función de la autorización del Proyecto por parte del Mandante se determina el inicio del programa maestro de control.

En la confección del Programa Maestro de Control del Proyecto, se deben considerar las bases de programación de las siguientes actividades básica:
  1. Fechas inicio Ingeniería y Fechas Compromisos Ambientales
  2. Plazos de fabricación y/o adquisición de equipos
  3. Plazos de licitaciones
  4. Plazos de Construcciones
  5. Plazos de Puesta en Marcha
Considerar en los ajustes de plazos todas las actividades que forman parte o se encuentran próximas a la ruta crítica del proyecto.

Se requiere que el equipo de trabajo asignado, pueda accionar y reaccionar, para resolver situaciones contingentes e imprevistas para asegurar los resultados prometidos, sin comprometer calidad, costos y en especial plazos.

2. INTERFASES

Las interfases principales o de mayor criticidad que se presentan durante el desarrollo del Proyecto deberán ser programadas en detalle. Las principales que se deben considerar se indican a continuación.

1. Adquisición Equipos Principales
2. Autorizaciones Legales y Ambientales
3. Obras de Saneamiento
4. Obras Principales

3. PROGRAMA DE METAS

Desarrollar un programa de metas de los hitos considerados relevantes.
1. Inicio de Actividades
2. Autorizaciones Legales y Ambientales
3. Inicio Ingeniería
4. Inicio Obras Saneamiento
5. Término Obras Saneamiento
6. Inicio Obras Principales
7. Término Obras Principales
8. Inicio Compras Equipos
9. Inicio Puesta en Marcha
10. Término Puesta en Marcha
11. Inicio Operación Normal Con los antecedentes anteriores se confecciona el programa maestro de control

4. PROGRAMA MAESTRO DE CONTROL

El programa Maestro de Control se prepara sobre la base de las actividades contempladas en el presupuesto que sustenta el Proyecto. A nivel de macro actividades se pueden contemplar de modo indicativo las siguientes actividades:

1. PROGRAMA PLAN DE DIRECCION DEL PROYECTO
2. PROGRAMA DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE
3. PROGRAMA DE COMUNICACIONES
4. PROGRAMA DE PLAZOS
5. PROGRAMA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
6. PROGRAMA DE AUTORIZACIONES LEGALES Y AMBIENTALES
7. PROGRAMA INGENIERIA
8. PROGRAMA DE ADQUISICIONES
9. PROGRAMA DE OBRAS SANEAMIENTO
10. PROGRAMA DE OBRAS PRINCIPALES
11. PROGRAMA DE PUESTA EN MARCHA
12. PROGRAMA DE OPERACIÓN NORMAL

Planificación de las Comunicaciones

El Plan de Comunicaciones del Proyecto tiene como objetivo formalizar y organizar la información requerida y generada por el Proyecto, tanto en su contenido, medio y direccionamiento. De esta forma, el Plan recoge los distintos canales de coordinación, comunicación e información que serán utilizados por los diferentes agentes que interactúan en el Proyecto.

1. Bases para la Planificación de las Comunicaciones

Para realizar el Plan de Comunicaciones del proyecto es necesario considerar:
• Requerimientos de Información
• Plazos y oportunidad de la información
• Procedimientos internos del mandante.
• Estrategia de Ejecución del Proyecto.
• Tecnología Disponible.
• Utilización de Recursos e Infraestructura existente.

Se realizará un análisis de las entidades involucradas en el proyecto con el objeto de planificar las comunicaciones.

2. Análisis de Entidades involucradas en el Proyecto

Se identificaron cinco planos de comunicaciones del proyecto en donde participan diversas entidades:

1. Gestión Administrativa y Presupuestaria
2. Relaciones con el Entorno
3. Desarrollo del Proyecto
4. Análisis de Entidades. Relaciones entre Clientes y Proveedores
5. Ubicación Física de los Participantes
Los principales procesos de comunicación que se producen en la Gestión Administrativa y Presupuestaria son:

1. Gestión para Aprobación de Presupuesto de Inversión del Mandante
2. Presentación de Avances, Consultas y Gestión a Comité de Gerencia Mandante
3. Presentación de Avance, Consultas y Gestión sobre el desarrollo del Proyecto por parte del Servidor

Todas estas comunicaciones son formales y están reguladas por procedimientos propios del Mandante y se canalizan a través de Notas Internas, presentaciones y eventualmente ante requerimientos específicos.

Se usarán informalmente, el correo electrónico, fax y teléfono.

Todas las comunicaciones hacia el entorno del proyecto se realizan a través de Asuntos Públicos del Mandante, quién vela por su imagen y se encarga de que las comunicaciones sean realizadas con la responsabilidad técnica pertinente.

Así, las comunicaciones serán de tipo formal y serán canalizadas a través de Asuntos Públicos del Mandante, para lo cual se seguirán los procedimientos internos. Entre la contraparte del proyecto y Asuntos Públicos del mandante las comunicaciones formales se realizarán a través de notas internas.

Se usarán informalmente, el correo electrónico, fax y teléfono.

Dada la estrategia de ejecución del proyecto, las comunicaciones con las partes involucradas son un aspecto crítico en el desarrollo del mismo. Las comunicaciones entre la contraparte del mandante y el servidor son del siguiente tipo:

1. Notas Internas y minutas de reunión para todas las comunicaciones formales
2. Fax, correos electrónicos y llamadas telefónicas para las comunicaciones informales

2. TECNOLOGIA DE COMUNICACIONES

2.1. Red de Datos

Para dejar operativo este medio es necesario que, sino todos, la mayoría de los integrantes del equipo de la contraparte del mandante como del servidor cuenten con el soporte necesario, esto es:

• Estaciones de trabajo funcionales.
• Acceso a impresoras de calidad, rápidas.
• Impresora a color dedicada.
• Red de datos apropiada
• Internet.

2.2. Telefonía y FAX

Para dejar operativo este medio es necesario que todos los integrantes del equipo de la contraparte del mandante como del servido cuenten con el soporte necesario, esto es:
• Acceso a red telefónica
• Acceso a un Fax dedicado
• Red de voz apropiada
• Acceso a equipo telefónico que permita realizar conferencias

2.3. Valija Mandante

Para dejar operativo este medio sólo es necesario conocer los horarios de despacho de la correspondencia desde y hacia la Central del Mandante, esto es:

• Dirección y horario límite de recepción de correspondencia en la Central.
• Dirección y horario de recepción de correspondencia en la operación minera
• Dar a conocer procedimientos respecto al uso de este medio.

3. RELACIONES DE AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN

El Jefe del Proyecto de la contraparte del Mandante actuará como facilitador en los procesos comunicacionales. Su función principal será actuar como un catalizador de procesos sinérgicos en la administración del Proyecto, tal que permita una secuencia de acciones conjuntas y armónicas, para que tanto el Proyecto como cada colaborador, logren una mayor potenciación, co-evolución, productividad y realización.

El Jefe de Proyecto de la contraparte del Mandante, mantendrá comunicación frecuente durante el transcurso del proyecto con:

1. Comité de Gerencia del Mandante
2. Jefe de Proyecto del Servidor

El Jefe de Proyecto de la contraparte del mandante goza de autoridad delegada por el Comité de Gerencia del Mandante

La autoridad que se confiere al Jefe del Proyecto de la contraparte del mandante, es la resultante de los términos del contrato que regula las relaciones, obligaciones y derechos entre el Mandante y el Servidor.

4. PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones del proyecto incluyen Cartas, Notas de Envío, Faxes, Minutas de Reunión, Registros de Confirmaciones Telefónicas y Correo Electrónico.

Definición de los formatos a utilizar por el Servidor para las comunicaciones del proyecto:

1. Para cartas
2. Para Notas de Envío
3. Para Fax
4. Para las Minutas de Reuniones
5. Para los Registros de Confirmaciones Telefónicas
6. Para los Registros de Correos electrónicos

Toda comunicación del proyecto que emita el Servidor llevará además de su número de identificación, la ubicación que le corresponde dentro de los archivos del proyecto.

Toda correspondencia recibida, será marcada con la fecha de recepción, identificada con la ubicación que le corresponderá en el archivo y marcada con las iniciales correspondientes a su distribución.

Se llevará un libro de registro de toda la correspondencia recibida, con anotación de los respectivos números de identificación, fecha del documento, fecha de recepción, materia contenida y control de seguimiento.

Todos los documentos del proyecto, que una parte debe enviar a la otra, se despacharán con Nota de Envío.

La correspondencia para este proyecto, será identificada conforme al siguiente esquema de codificación:

Originador, (X)
C - CM Contraparte Mandante
S - SE Servidor
Tipos de Comunicación, (Y)
C - Cartas y Notas
N - Nota de Envío
F - Fax
T - Registro confirmación telefónica
E - E-mail
M - Minuta
Receptor, (Z)
C - CM Contraparte Mandante
S - SE Servidor
V - Para receptores varios (ej. Asistentes en Minuta de Reunión)
A - Consultores Ingeniería
B - Contratistas Obras Saneamiento
C - Contratistas Obras Principales
O - Otros (de ser necesario se abrirán nuevos Códigos durante el desarrollo del proyecto)
Correlativo (propio del tipo de correspondencia), (#/Año)
Ejemplo: carta #20 del Proyecto OP-1, de CM a SE:
OP.1-CM-C-SE-20/2001

4.1. Minutas de Reunión

El objetivo de una reunión es discutir el grado de avance, definir compromisos, acciones, acuerdos y reorientaciones de actividades.

Su programación y frecuencia deberá ser definida cuyos temas en forma indicativa son los siguientes:

1. Análisis de avance del proyecto
2. Revisión de Alcances
3. Revisión de avance
4. Definición de Ordenes de Cambio
5. Informe de avance de equipos principales, fabricación y suministros
6. Informe de avance del Proyecto
7. Coordinación de actividades en terreno
8. Temas Relevantes de la Administración, Técnicos y trabajos específicos encomendados
9. Definición de Estándares
10. Puesta en Marcha
11. Operación Normal

Las Minutas de Reunión en Revisión “A” serán despachadas por medio de Fax y las aprobadas en revisión “0”, en papel. Siempre serán distribuidas a los asistentes y a otros involucrados.

Las Minutas de Reunión se considerarán automáticamente aprobadas, si dentro del plazo de 24 horas contados a partir de su recepción, no ha habido comentarios por escrito al respecto. La aprobación debe ser dada mediante la firma de la carátula en el lugar en que se identifica al Jefe de Proyecto de la contraparte del Mandante y Jefe Proyecto del Servidor.

4.2. Registros de Conversación Telefónica

Las conversaciones telefónicas referentes a materias significativas para el Proyecto serán respaldadas mediante Registro de Confirmación Telefónica, el que podrá efectuarse en forma manuscrita. Los Registros de Confirmación Telefónica serán descriptivos, e incluirán:

• Fecha y hora de conversación
• Lugar de origen del llamado telefónico
• Partícipes de la conversación
• Materias tratadas
• Solicitudes planteadas y por quién
• Acciones a tomar, por quién y fechas de los compromisos
• Acciones tomadas
• Firma de la persona que preparó el registro de conversación.

Los Registros de Confirmación Telefónica serán distribuidos a los participantes y a otros involucrados en la materia tratada.

Los Registros de Confirmación Telefónica se considerarán automáticamente aprobados, si dentro del plazo de 24 horas contadas a partir de la fecha y hora de su recepción no ha habido comentarios por escrito al respecto.

4.3. Correo Electrónico

Las organizaciones de la contraparte del mandante y del servidor podrán utilizar el correo electrónico exclusivamente para la transferencia de archivos magnéticos, ya sea de documentos técnicos, planos e información de trabajo. El envío ya sea de Productos del Proyecto, como otros documentos (Manual de Procedimientos, Programa de Ingeniería, Puesta en Marcha, Operación Normal etc.), deberán ser enviados paralelamente con Nota de Envío para formalizar su entrega.
4.4. Sistema de archivo

El sistema de archivos del proyecto se utilizará para facilitar la identificación, almacenamiento y la ubicación de la correspondencia, planos, información técnica, administrativa y contable, y otros documentos del Proyecto.

Plan de Seguridad, Ambiente y Calidad

1. INTRODUCCION

El presente documento contiene la declaración de principios en materias de Seguridad, Ambiente y Calidad, y el Plan de Gestión de Calidad a realizar en las diferentes fases del proyecto.

1.1. POLÍTICA DE CALIDAD DEL SERVIDOR

Se considera la Seguridad, Gestión Ambiental y Calidad, en una forma sistemática en todos los ámbitos de nuestras actividades, buscando satisfacer los requerimientos y expectativas de nuestros clientes.

Se internalizan las prácticas de Seguridad y Preservación del Medio Ambiente como parte del principio valórico de la Calidad.

1.2. POLÍTICA DE CALIDAD ESPECÍFICA

La política de Calidad específica del Proyecto consiste en cumplir todos los requerimientos acordados con el mandante, y de esta manera entregar un proyecto con la capacidad, seguridad, funcionalidad compatible con la protección del medio ambiente.

Para ello todos los miembros del equipo deberán trabajar conforme a los procedimientos a la fecha desarrollado, demostrando así su compromiso con la aplicación del Sistema de Aseguramiento de Calidad del Proyecto, que será exactamente el sistema de gestión del proyecto, dirigido por el Jefe del Proyecto, responsable final por su calidad.

1.3. OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROYECTO

El objetivo de Calidad del Proyecto, es entregar al mandante los servicios contratados de tal manera que cumplan con los requisitos acordados. Para esto se establece una organización con responsables para el cumplimiento de cada una de las fases del proyecto, procedimientos de Calidad, registros que sean la evidencia objetiva de que los procedimientos se llevan a cabo de tal forma que ayuden a detectar las no conformidades.

1.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CADA FASE

1.4.1. Ingeniería, Adquisiciones y Servicios Generales

Los objetivos específicos de esta fase son:


  1. Elaboración de un programa detallado definitivo de Ingeniería y Adquisiciones.

  2. Asegurar la producción y entrega de Productos (Planos, Documentos, equipos y materiales), conforme a los requerimientos establecidos en las bases de licitación, ofertas y especificaciones.

  3. Acreditar el cumplimiento de códigos, normas y legislación vigente asociada a la materialización del proyecto, formalizando en conjunto con el cliente, todas las autorizaciones y comunicaciones con la autoridad.

  4. Asegurar la Coordinación y Control de las interfases de diseño entre equipos participantes.

  5. Considerar la organización del mandante en el aporte de soluciones prácticas, creativas, innovadoras y económicas.

  6. Asegurar que los diseños optimicen los recursos humanos, de maquinaria, de espacio y tiempo en la fase de construcción, puesta en marcha y operación

  7. Asegurar que los diseños consideren la flexibilidad y funcionalidad del mantenimiento una vez que se encuentre en operación.

  8. Optimizar la coordinación de adquisiciones de manera que se utilice eficientemente el aporte de los proveedores al diseño del proyecto y de su operación

  9. Gestionar las adquisiciones en forma efectiva y eficiente de tal manera de prevenir atrasos y fallas en el suministro de equipos y materiales.

  10. Asegurar el cumplimiento de Políticas de Seguros del Proyecto.

  11. Elaborar un Plan de Ejecución de la Etapa de Construcción, Montaje, Puesta en Marcha y Operaciones.



1.4.2. Construcción y Montaje

Los objetivos específicos de esta fase son:

  1. Elaborar un programa detallado de Construcción y Montaje
  2. Construir dentro del plazo establecido en el programa, las instalaciones de acuerdo a los documentos técnicos elaborados por ingeniería.
  3. Construir, en forma segura, cumpliendo con todas las regulaciones que velan por la integridad de las personas en la faena.
  4. Construir con métodos que sean compatibles con la preservación del Medio Ambiente.
  5. Entregar las instalaciones de forma que cumplan con las exigencias del proyecto que se definieron en la etapa anterior.
  6. Controlar el cumplimiento de todas las normas consideradas para el proyecto.
  7. Desarrollar un Plan de Ejecución de la Puesta en Marcha

1.4.3. Puesta en Marcha

Los objetivos específicos de esta fase son:

• Elaborar un programa detallado de la puesta en marcha.
• Poner en operaciones las instalaciones en forma segura, cumpliendo con las regulaciones que velan por la integridad de las personas y protección de los equipos.
• Entregar al mandante un proyecto que esté operando de acuerdo a diseño.
• Completar de acuerdo a programa cada una de las actividades establecidas para esta etapa.

1.4.4. Operación

Los objetivos específicos de esta fase son:

• Elaborar un programa detallado de la operación.
• Poner en operaciones las instalaciones en forma segura, cumpliendo con las regulaciones que velan por la integridad de las personas y protección de los equipos.
• Entregar al mandante un proyecto que esté operando de acuerdo a diseño.
• Completar de acuerdo a programa cada una de las actividades establecidas para esta etapa.

2. ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD

El servidor pondrá a disposición del mandante una organización para la calidad compuesta por un Coordinador de Aseguramiento de la Calidad.

La Misión del Coordinador de Aseguramiento de la Calidad es dirigir, respaldar y participar en el desarrollo y administración del proceso de Aseguramiento de la Calidad del proyecto. Para cumplir con esta tarea complementará y adaptará a las necesidades locales los procedimientos e instrucciones de trabajo del Sistema de Calidad.

El Coordinador tiene la responsabilidad funcional de asesorar en la aplicación del Sistema de Calidad, en lo referente a la aplicación de los estándares y métodos en el proyecto. Además el Coordinador tiene la responsabilidad de verificar el cumplimiento del Sistema de Calidad, a través de las auditorías programadas que él realizará.

El Coordinador de Calidad, tanto en la fase de Ingeniería y Adquisiciones como en la fase de Construcción, Puesta en Marcha y Operación dependerá del mandante, de manera que su función sea independiente de las operaciones del resto de las áreas funcionales.

Se evaluará la factibilidad técnica de que el Coordinador de Calidad de la fase de ingeniería y adquisiciones sea el jefe de calidad de las etapas de construcción, puesta en marcha y operaciones, con la finalidad de dar continuidad a esta función durante todo el proyecto.

La contraparte del mandante, cuyas calificaciones serán de un nivel de Constructor Civil, Ingeniero de Ejecución o Ingeniero Civil, realizará inspección permanente a los trabajos realizados por el servidor, como también verificarán el cumplimiento de su propio Sistema de Calidad.

2.1. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Se preparará un Plan de aseguramiento de Calidad que contendrá las políticas, normas y procedimientos internos del mandante, relativos a Calidad, Seguridad y Medio Ambiente, que serán requeridos y acordados con las empresas seleccionadas en los procesos de licitación y cotización que se llevarán a cabo para la realización de este proyecto.

El Sistema de Calidad de Proyecto del mandante, que se formalizará durante la primera fase del proyecto, propenderá a responder a aspectos de Calidad, Procedimientos y Instrucciones de trabajo.

2.2. REGISTROS DE CALIDAD

El Sistema de Calidad del Proyecto requiere que en cada fase del proyecto se mantengan suficientes registros, para demostrar el cumplimiento de la calidad requerida y verificar que las operaciones del Sistema de Calidad sean efectivas.

A continuación se indican algunos de los registros del proyecto que requieren control:
  1. Especificaciones Técnicas
  2. Listados de Materiales
  3. Información Técnica de los vendedores
  4. Memorias de Cálculo
  5. Requisiciones
  6. Evaluaciones Técnicas
  7. Informes de Auditorías Informe HAZOP
  8. Programa de Construcción Programa de Adquisiciones
  9. Listados de Proveedores Calificados
  10. Solicitudes de Cotización
  11. Ordenes de Compra
  12. Documentos de adquisiciones especificaciones, requisiciones, formas, documentos de internación, facturas
  13. Manuales de Operación y Mantención
  14. Manuales de Capacitación de Operadores
  15. Listado de repuestos críticos e insumos para operación
  16. Certificados de las Autoridades Fiscalizadoras
  17. Certificados de Calidad del fabricante
  18. Informes de Control y Pruebas en Fábrica
  19. Informes de Inspección
  20. Certificados de calibración de equipos de inspección, medición y ensayo
  21. Informes de Activación, Tráfico y Logística
  22. Certificación de Materiales
  23. Protocolos de Control y Listas de Verificación


Los registros antes mencionados deberán ser guardados por el servidor, de tal manera que cuando sea necesario puedan recuperarse para su análisis. Copias de los registros de calidad serán entregadas al mandante.

2.3. ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Con el propósito de determinar si los elementos de Gestión de Calidad son efectivos para alcanzar los objetivos de calidad establecidos, el jefe de la contraparte del mandante debe preocuparse de que todos los aspectos correspondientes a la calidad del proyecto sean evaluados, conforme a un plan, que será incorporado al programa definitivo de actividades del proyecto, que identifique los siguientes puntos:

  1. Las áreas y actividades específicas que deben ser evaluadas
  2. Frecuencia de las evaluaciones
  3. Procedimiento para informar las comprobaciones, recomendaciones y conclusiones


Corresponderá al jefe de la contraparte del mandante proponer auditorías de calidad de acuerdo al avance en cada fase del proyecto.

2.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROYECTO

Se considera contar con un manual que contendrá los procedimientos para abordar los aspectos fundamentales del proyecto, según lo siguiente:

a) Procedimiento de Administración

Forma en que se organizarán las comunicaciones, numeración, formatos de notas internas, fax, minutas de reunión, distribución de documentos, notas de envío, confirmación de comunicaciones telefónicas, entre otros documentos.

b) Procedimiento de Control de Documentos

Se indicará la forma como serán controlados los documentos y la forma de entrega al cliente.

c) Procedimiento de Control del Proyecto

Este documento contendrá el esquema de control de la ingeniería, construcción y montaje, puesta en marcha y operación de actividades de acuerdo a programación y estimación de costos. Incluye todos los productos y servicios que forman parte del contrato.

d) Procedimiento de Control de Cambios

Procedimiento que cubre la generación de documentación cuando se producen situaciones de cambio en: Alcance; Conceptos o Criterios previamente entregados por el mandante; cambios de plazo por requerimientos del mandante.

e) Procedimiento para Diseño Seguro

Señala la forma de controlar los riesgos del diseño y verificar que las instalaciones cumplirán requerimientos de calidad, seguridad y ambientales.

f) Procedimiento para Distribución de la Información

Disponer de la información requerida por el mandante, en forma única, oportuna y en las diversas formas convenidas.

g) Procedimiento de Planificación

Describe el objetivo, alcance, estructura y contenido de diferentes planes a desarrollar como parte de los requerimientos del proyecto.

h) Verificación del Alcance

Proceso de aceptación formal del alcance por el mandante. Revisión de los procesos de obtención de los productos y sus resultados prometidos, de modo que se asegure que éstos están terminados en forma correcta y satisfactoria.

i) Registros

Se considera establecer registros que permitan acreditar las actividades desarrolladas para dar cumplimiento al servicio solicitado, desde su inicio a su término. Ellos asegurarán que cualquier auditor externo pueda conocer y analizar con certeza las actividades que comprende el servicio.

j) Auditorías Internas

Las auditorías internas de aseguramiento de calidad podrán cubrir la mayoría de las fases correspondientes al servicio solicitado, permitiendo verificar la satisfacción del cliente en cuanto al cumplimiento adecuado de las actividades planificadas.

3. PLAN DE GESTION DE SEGURIDAD

3.1. IDENTIFICACIÓN RIESGOS CARACTERÍSTICOS

En la fase de Ingeniería del proyecto se deberá realizar una identificación y evaluación de riesgos, que permita levantar un inventario de componentes y de tareas críticas asociadas a las operaciones. Con ese documento se identificarán los planes de entrenamiento para los futuros operadores, y la necesidad de elaborar los procedimientos, prácticas y reglamentos necesarios.
Esta estructura permitirá cumplir, entre otras, las disposiciones legales de dar a conocer todos los riesgos operacionales a los trabajadores involucrados.

3.2. ANÁLISIS DE RIESGOS

Comprende la revisión, identificación y caracterización de riesgos para las diferentes etapas del proyecto, Planes y estrategias de Control y Mitigación de Riesgos del Proyecto MAGA, Plan de Contingencias, Emergencias y de Comunicaciones requeridos.

3.2.1. Análisis de Modo de Falla y Efecto a Equipos Principales

Previo a la etapa de adquisiciones, con el apoyo de los fabricantes de equipos, se requiere elaborar un análisis de modo de falla y efecto, de los equipos principales que resultan críticos dentro de la operación futura del proyecto. Ello permitirá precisar con mayor claridad los sub - elementos críticos y así caracterizar una efectiva proyección del ciclo de vida de los equipos principales.

3.2.2. Análisis de Riesgos en Obras de Saneamiento

Análisis de riesgos que comprenda todas las actividades que se ha definido como obras de saneamiento.

3.2.3. Elaboración de Plan de Administración de Riesgos en Etapas Posteriores

Comprende la elaboración de un plan de administración de riesgos para etapas posteriores, conforme a las orientaciones del mandante, considerando materias de seguridad y ambiente.

El servidor deberá contar con un plan de acción de Seguridad y Ambiente, cuyo objetivo apunte a asegurar la calidad de vida del personal, la continuidad operacional de los procesos productivos interferidos y la continuidad de las obras, servicios o suministros contratados.
Este deberá ser elaborado considerando las siguientes etapas:

  1. Instalación de faenas
  2. Preparación de Terreno
  3. Obras Civiles
  4. Fase Construcción y Montaje
  5. Fase Puesta en Marcha
  6. Fase de Operación Normal


3.2.4. Estudio Análisis de Riesgos

El estudio deseado, comprende la revisión de los riesgos operacionales asociados a los procesos que han sido definidos en la ingeniería.

Este estudio comprende el desarrollo del Análisis y Caracterización de Riesgos correspondientes a las Fases de:

• Instalación de faenas
• Preparación de Terreno
• Obras Civiles y Construcción
• Fase de Montaje Civil, Electromecánico e Instrumentación
• Pruebas en vacío y con carga
• Puesta en Marcha y Marcha Blanca
• Operación Normal

4. BASES DEL PLAN

La gestión del riesgo es función dependiente de la estrategia del negocio del proyecto y, por lo tanto, debe mantener plena coherencia con las políticas del mandante, sobre la protección de las personas, recursos físicos y medio ambiente.

Su estructura tiene como objetivo alcanzar metas de excelencia en el desarrollo de las actividades de control y en los indicadores tradicionales de frecuencia y gravedad. En este contexto, el proyecto debe internalizar el concepto de construcción, puesta en marcha y operación normal de las diferentes obras con cero accidentes incapacitantes para las personas y pérdidas mínimas absorbibles en los aspectos materiales.

4.1. OBJETIVOS

Los objetivos que se desea alcanzar con el plan de administración de riesgos para la fase de construcción, puesta en marcha y operación normal, se pueden resumir en:

• Consolidar el compromiso de la Administración del Proyecto con el objetivo estratégico del mandante.
• Establecer una forma sistemática de gestionar la problemática del riesgo por la administración del proyecto.
• Reducir la posibilidad de ocurrencia de incidentes en los trabajos constructivos, puesta en marcha y operación normal, y especialmente la búsqueda de cero accidentes incapacitantes a las personas.
• Manejar eficientemente los controles dispuestos sobre áreas, sistemas, equipos, tareas críticas para obtener máxima seguridad.
• Incrementar los esfuerzos destinados a desarrollar el orgullo por el trabajo.
• Procurar que las acciones sistemáticas y tareas incorporadas en el plan constituyan un real aporte al fortalecimiento de las relaciones laborales y la mejor imagen interna y externa del proyecto.
• Mantener el índice de frecuencia de accidentes del decreto Nº40 en valores próximos a cero, e indice de frecuencia total, incluyendo accidentes con tiempo perdido (ctp), y sin tiempo perdido (stp), en valores mínimos.

4.2. PLAN DE EJECUCIÓN

El Plan Ejecución para la Administración de Riesgos se estructurará en base de tres áreas de atención:

• Acciones y tareas de la administración del proyecto.
• Acciones de la contraparte del mandante en la fase constructiva, puesta en marcha y operación del proyecto.

4.3. ACCIONES Y TAREAS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Inclusión en la organización de un profesional experto en administración de riesgos, con dependencia directa del Jefe del Proyecto del Servidor, a cargo de un profesional con las siguientes características:

• Ingeniero Civil con experiencia en construcción y operaciones mineras
• Experto Profesional en Prevención de Riesgos con certificado Sernageomin Clase “A”

.La Administración del Proyecto del Servidor dispondrá de Planes Personalizados Específicos de Administración de Riesgos.

4.4. MODELO DE TRABAJO

4.4.1. Programa base de Entrenamiento

El servidor deberá presentar un Programa de Entrenamiento de su personal que cumpla los requerimientos que plantea el Proyecto en esta materia.

Estos Cursos pueden ser dictados con recursos propios, o a través de organismos externos, como pueden ser las Mutuales de Empleadores.

4.4.2. Cumplimiento de todas las disposiciones legales relacionadas con el tratamiento del Riesgo

La Administración del Proyecto del Servidor deberá velar que se cumplan todas las disposiciones legales relacionadas con Administración de Riesgos.

El informe mensual considerará al menos, los siguientes aspectos:

  1. Resultados del Plan de Administración del Riesgos. Cursos realizados y porcentaje de horas destinadas a la capacitación de los trabajadores.
  2. Actividades relevantes del mes desarrolladas por el servidor en materias de administración de riesgos.


Indicadores estadísticos:

• Número de accidentes con tiempo perdido – CTP.
• Días perdidos por accidentes CTP.
• Número de accidentes sin tiempo perdido STP.
• Número de accidentes con daño a la propiedad y evaluados económicamente.
• Número de fallas operacionales y evaluadas económicamente.
• Número de cuasi pérdidas con potencial de haber generado incidentes relevantes.
• Indice de Frecuencia accidentes CTP.
• Indice de Frecuencia Total accidentes CTP y STP.
• Indice de Gravedad.
• Análisis causal mensual y acumulado del Proyecto.
• Número de trabajadores.
• Horas Hombres trabajadas.

4.4.3. Examen Preocupacional

El servidor deberá efectuar exámenes pre ocupacional a todo su personal, en el cual conste que está apto para trabajos de construcción y operaciones mineras.

Este examen será médico para todo el personal, y de conocimientos y capacidad psicológica para aquellos que desarrollen tareas críticas. Se incluye también un control de drogas y estupefacientes.

4.4.4. Información de Incidentes

El servidor tendrá la obligación de informar todos los incidentes que ocurran durante el desarrollo de las faenas.

Todos los incidentes (cuasi-accidentes, fallas operacionales y cuasi- pérdidas), deberán ser investigados e informados en el momento de ocurrencia a la contraparte del mandante, debiendo además dejar constancia en el LIBRO DE REGISTRO DE INCIDENTES, proporcionado por el mandante.

En el instante de ocurrencia del Incidente, el servidor emitirá un Informe de Comunicación del Evento, dirigido al Jefe de la contraparte del mandante

El servidor deberá desarrollar una detallada investigación de los incidentes, enviando copia del informe al Jefe de Proyecto de la contraparte del mandante

5. PLAN DE MEDIO AMBIENTE

Los estudios y la materialización del proyecto, según los requerimientos, consideran la variable ambiental como un hito importante de su formulación y aplicación, dando cumplimiento a los compromisos con la autoridad.

Junto con un adecuado manejo ambiental de la fase de materialización del proyecto se dará cumplimiento a la promesa implícita en la Resolución de Calificación Ambiental del Proyecto.

5.1. MATERIALIZACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE CALIFICACIÓN AMBIENTAL (RCA)

Se estudiará la Resolución de Calificación Ambiental, en conjunto con el Mandante, para precisar y establecer listado de actividades a cumplir en el proyecto. Sobre esta información, se elaborará un Programa que permita cumplir todas las medidas ratificadas por la autoridad fiscalizadora en la Resolución de Calificación Ambiental del proyecto, considerando las actividades a desarrollar en las diferentes etapas del desarrollo del proyecto.

5.2. PLAN DE MANEJO AMBIENTAL

Este Plan deberá contener a lo menos los siguientes aspectos:

• Descripción de Aspectos Ambientales
• Recopilación de Políticas, Normas y Reglamentos
• Organización Relacionada
• Plan de Manejo Ambiental, incluyendo manejo de residuos sólidos, líquidos y gaseosos.
• Plan de Emergencia
• Sistema de Vigilancia y Acciones Correctivas
• Sistema de Control de Desempeño Ambiental
• Plan de Cierre Faenas del Proyecto
• Programa de Actividades
• Informes de Control y Avance

5.3. AUDITORÍAS A PLANES DE PREVENCIÓN AMBIENTAL

La contraparte del mandante realizará Auditorías a Planes de Protección Ambiental (PPA) al servidor.

5.4. PROCESOS CRÍTICOS

Comprende la identificación de aquellos procesos que tiene equipos relevantes y que por sus características físicas, presentan un potencial de falla que podría afectar el entorno de las instalaciones.

5.5. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA

Verificación de Procedimientos de Emergencia para el manejo de posibles incidentes que generen fugas o derrames al ambiente que podrían estar presentes en la fase de puesta en marcha y operación normal de los diferentes procesos que comprende el proyecto

6. PLAN DE GESTION DE PERMISOS

El plan de gestión de permisos del proyecto, identifica y describe los permisos ambientales y técnicos que deben gestionarse para el proyecto para su construcción y operación.
Se establecen en términos generales los procedimientos para la obtención de cada uno de ellos.

6.1. PERMISOS AMBIENTALES Y PERMISOS TÉCNICOS

La tramitación del “Aviso de inicio de faenas con Contratistas” debe ser realizada, antes de cumplir quince días, luego de firmado cada uno de los contratos con las empresas colaboradoras que involucren faenas de contratistas.

Los permisos relativos al transporte de cargas que excedan los pesos máximos permitidos (y con sobredimensionamiento), serán solicitados de acuerdo a la fecha requerida, al número de equipos a transportar y otros antecedentes que serán aportados en las etapas siguientes del Proyecto

El Plan de Permisos diferencia aquellos de carácter ambiental, de los de carácter técnico:

6.1.1. Permisos Ambientales

Estos corresponderán a los que fueron solicitados en el marco del Estudio de Impacto Ambiental (EIA) del Proyecto . Dentro de ellos se encontrará la Resolución de Calificación Ambiental del proyecto, que representa el pronunciamiento ambiental de la Comisión Nacional del Medio Ambiente la cual certifica que el Proyecto cumple con todos los requisitos ambientales aplicables.

6.1.2. Permisos Técnicos

Los permisos técnicos del Proyecto corresponden a aquellos que se deben solicitar en el marco de la legislación vigente. Entre ellos están considerados, para el caso de este proyecto, aquellos a solicitar a Organismos del Estado tales como: Sernageomin, Servicio de Salud, Superintendencia Electricidad y Combustibles, Dirección de Obras Municipales y Dirección de Vialidad.

6.1.3. Programa de Obtención de Permisos

Responsabilidades: El servidor es el responsable ante las autoridades del Plan de Permisos del proyecto a excepción de la Resolución de Calificación Ambiental del Proyecto.

Información técnica de respaldo: Para la totalidad de permisos del proyecto, el servidor preparará y reunirá la información técnica de respaldo.

Recepción y archivo de permisos otorgados: Una vez recibida la autorización o permiso formal otorgado, el documento original deberá quedar archivado en el servidor y la contraparte del mandante deberá mantener una copia del mismo.

6.1.4. Descripción del Contenido del Permiso

Se describen los siguientes conceptos:

  1. Código, se le asigna a cada uno de los permisos
  2. Nombre del permiso, especifica el permiso requerido.
  3. Fundamento Jurídico, señala el cuerpo legal que exige la solicitud de autorización o permiso respectivo.
  4. Organismo otorgador, señala el Organismo del Estado con competencia en la materia del permiso, al cual se le debe dirigir la solicitud respectiva y del cual se debe obtener la autorización requerida.
  5. Documento obtenido (Nº de identificación, fecha), señala el Nº del documento emitido por el Organismo del Estado que otorga el permiso, además de la fecha de emisión de tal documento.
  6. Fecha en que se requiere el permiso, señala el momento en que el proyecto requiere tener otorgado el permiso y la fecha respectiva.
  7. Fecha en que debe comenzar el trámite, corresponde a la fecha final en la cual debe comenzar la tramitación del permiso respectivo, previo a entrar en plazos críticos para su obtención.
  8. Duración oficial del trámite (días), señala la duración que según el cuerpo legal respectivo, debe tardar el otorgamiento del permiso, a contar de la fecha de solicitud.
  9. Soporte técnico, corresponde a la información de respaldo que se debe entregar junto a cada permiso solicitado, la que permitirá al Organismo del Estado evaluar el otorgamiento del mismo.
  10. Estado, señala el estado de tramitación del permiso respectivo, dato que debe ser actualizado de manera permanente.
  11. Fecha inicio trámite (real), corresponde a la fecha real en la cual comenzó la tramitación del permiso respectivo.
  12. Tiempo total trámite (días), señala la duración real alcanzada para la tramitación del permiso, desde su solicitud hasta el otorgamiento.
  13. Responsable, señala el responsable de la obtención de la tramitación del permiso.
  14. Costo ($), corresponde al costo que se debe cancelar al Organismo del Estado, sólo para aquellos permisos que así lo requieran. Estos montos serán determinados a medida se avance con la gestión de tramitación de cada uno de ellos, debido a que para la mayoría de las autorizaciones a solicitar, no se cuenta con algún reglamento o instructivo que establezca costos para su obtención. >

Plan de Dirección de Proyectos

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

El siguiente es un listado de términos que permitirá poner en común algunos conceptos que se utilizarán en el desarrollo del plan de ejecución:

a) Mandante
b) Contratista o Servidor
Es la persona natural o jurídica propuesta para ejecutar con autorización previa del Mandante los servicios del Contrato.
c) Jefe de Proyecto del Mandante
Persona jurídica o natural, nombrada por el Mandante, para supervisar y definir técnicamente los Servicios Contratados
d) Jefe de Proyecto del Contratista
Es el profesional designado por el Contratista como su representante, responsable del cumplimiento fiel y total de los servicios contratados con el Mandante.



1.1. Documentación

a) Oferta de Servicios

Valor y condiciones ofrecidas por el Contratista, para la ejecución de un determinado servicio.

b) Bases de Medida y Pago

Son las disposiciones que establecen el Alcance, Procedimientos y Métodos de cálculo que deberán aplicarse al proceso de medición de los servicios, para calcular su avance y formular su pago.

c) Correspondencia Oficial

Es aquella que se rige por los procedimientos de comunicación que se establecerán en un manual específico que regulará este aspecto.

d) Contrato

Es el acuerdo escrito de voluntades entre el Mandante y el Contratista, mediante el cual el Mandante formalizará la aceptación de la oferta del Contratista y le encomienda la ejecución de los servicios en los términos y condiciones que en él se pactan. El Contrato establece los derechos y obligaciones para las partes contratantes y prevalece sobre cualquier otro documento.


e) Precio del Contrato

Precio o valor del Contrato, es el monto total de dinero que originalmente se establece en el Contrato y que el Mandante se obliga a pagar al Contratista, por el servicio objeto del mismo.

1.2. Definiciones Generales

a) Servicios

Prestación de cualquier naturaleza, como por ejemplo, Operaciones Mineras, Ingeniería y Construcción, que otorga el Contratista al Mandante.

b) Orden de Cambio

Procedimiento que permite al Jefe del Proyecto del Mandante, en cualquier momento, incorporar modificaciones a los Servicios originalmente contratados, dentro del propósito general del Contrato, en acuerdo con el Jefe del Proyecto del Contratista.

c) Programa de Trabajo

Es una relación secuencial de las actividades involucradas directamente en la ejecución de los servicios, en la cual se indica las cantidades a ejecutar, las fechas de comienzo y de término estimadas para cada una de ellas y las relaciones de precedencia. Este Programa debe incluir también, la fecha estimada de algunos eventos, que pueden establecerse como Hitos o puntos de Control de las actividades consideradas.

El Contratista debe presentar el programa en formato Gantt.

d) Hitos

Es una fecha planeada para un determinado evento, que condiciona al Programa de Trabajo y que es establecido por el Mandante.

e) Dirección Integrada de Proyectos (DIP).

Es una modalidad de Dirección, especialmente válida para la realización de Proyectos complejos, orientada a satisfacer de manera íntegrada las necesidades del Mandante.

Tiene como fundamento principal el enfoque Sistémico de los Proyectos y su misión es cautelar los intereses del Mandante, por medio de una Organización de especialistas que aplican los Procedimientos y Métodos establecidos.

f) Proyecto

Es la combinación de recursos de naturaleza material o no, puesto en acción, por una organización temporal, a consecuencia de la cual se generan un conjunto de actividades debidamente planificadas, con el objetivo de transformar una idea o diseño en una realidad concreta, dentro de un alcance, que se refleja principalmente en el cumplimiento de un plazo, costo y calidad. Constituye un conjunto de actividades multidisciplinarias que forman un sistema.
g) Subproyecto

Es la primera agrupación de estudios y trabajos para conseguir la realización de un proyecto.

h) Unidad de Proyecto.

Son partes elementales que conforman las Unidades o Sub-unidades del Proyecto, que por sí sola no cumplen ninguna función específica en él, sino que en tanto se encuentren incorporadas a éstas.

i) Sub-unidad de Proyecto.

Subdivisión de Unidad de Proyecto, con el fin de obtener una mejor identificación de las partes o Componentes del Proyecto. La Sub-Unidad de Proyecto tiene las mismas propiedades de la Unidad de Proyecto.

j) Programa Maestro de Control

Instrumento clave de Programación de que dispone el Jefe del Proyecto. Contiene todos los proyectos y subproyectos, unidades y sub-unidades del mismo (Eventualmente puede considerar Componentes). Provee de la información básica sobre las Unidades respectivas, Avance Físico y Económico, indicadores programados, reales y proyectados.

k) Sistema del Proyecto

Instrumento mediante el cual se especifica el Sistema Proyecto, identificando los elementos que lo componen y sus atributos, explicitando las relaciones que se establecen entre ellos.

2. PROGRAMACION DE LOS SERVICIOS

2.1. Programa de Trabajo

Una vez adjudicado el Contrato, el Contratista deberá preparar el Programa de Trabajo, remitiéndose a la fecha de inicio efectiva de los servicios, éste pasará a llamarse Programa Maestro de Control.

El Mandante exigirá que la desagregación de las actividades programadas sea asociada al Sistema del Proyecto.

El Contratista debe a partir del Programa Maestro de Control, evacuar programa de detalles por cada Subproyecto.

El Programa Maestro de Control deberá ser actualizado y proyectado mensualmente durante el desarrollo del Contrato, o cuando el Mandante lo estime conveniente, con el objeto de definir las medidas correctivas y recursos necesarios para cumplir los objetivos del trabajo o estudio. Esta actualización del Programa Maestro se denominará Programa Maestro Proyectado y deberá tender siempre a corregir las desviaciones producidas, con el propósito de ajustar los Plazos para cumplir con los objetivos del Proyecto.

Toda modificación del Programa Maestro de Control deberá someterse previamente a la aprobación del Mandante.

Se efectuarán controles de avance en las fechas que corresponda al cierre de los Estados de Pago de los trabajos ejecutados y en otras fechas que se establezcan.
El Servidor podrá hacer uso de las holguras de las actividades siempre y cuando no represente un mayor costo para el Mandante. Los recursos adicionales necesarios para suplir la mayor duración de la actividad serán de cuenta y parte del Servidor.

2.2. Control de Avance

El Servidor deberá proponer un sistema y procedimientos para el aseguramiento de la calidad y tendrá la obligación de implementarlo y mantenerlo en operación. Para éste efecto el Mandante proporcionará pautas generales. El sistema propuesto tendrá registros, controles, programas generales, parciales y especiales que requieran los trabajos de acuerdo al sistema de control propuesto y acordado con el Mandante dentro del Plan de Aseguramiento de Calidad.

El conocimiento, revisión y/o aprobación que el Mandante efectúe a los Presupuestos del Servidor no implicarán ningún grado de responsabilidad de él sobre éstos, como tampoco en lo relativo a la dirección, manejo y adecuación de los recursos propios o del aporte del Servidor.

En consecuencia, toda dificultad, mayores costos, tiempos ociosos, pérdidas, daños y otros gastos producidos de cualquier naturaleza, tanto del Servidor como de sus subcontratistas u otros, que se produjeran por diferencias entre avances reales de los trabajos con relación a los Programas o Presupuestos, eventualmente serán responsabilidad del Servidor.

2.3. Ejecución de los Servicios

El Servidor desarrollará los servicios contratados, en estricta concordancia con los antecedentes que se incluyan en el Contrato. Cualquiera duda que se le presente al Servidor respecto de estos documentos, deberá consultar por escrito al Mandante, quien resolverá también por escrito. No se admitirá por lo tanto, ninguna excusa del Servidor basada en falta de claridad de dichos documentos, y será de su completo cargo toda reparación o reconstrucción de trabajos defectuosos.

El Servidor será responsable de la buena calidad del material, mano de obra y equipo suministrado por él o sus subcontratistas.

El Servidor deberá ejecutar los trabajos sin contravenir leyes, reglamentos, ordenanzas y normas vigentes en el país.

2.4. Informes

El Servidor entregará al Mandante un informe mensual que contendrá a lo menos lo siguiente:
- Resumen Ejecutivo
- Estado General del Proyecto

Los informes incluirán proyecciones y expectativas de variables claves.

3. METODOLOGIA PARA CONTROL DE AVANCES FISICOS, DE COSTOS Y PROYECCIONES

3.1. Avance Físico

El Servidor dispone de un Programa Maestro de Control que considera todas las actividades necesarias para completar cada una de las partidas contempladas en el alcance del Contrato. Este se ha preparado sobre la base del Sistema del Proyecto acordado con el Mandante. Este programa será la base sobre el cual se efectuará el control de los compromisos relacionados con el plazo y el avance mensual asociado (Curva S).

El Programa entregado contiene para cada fase, esto es para la ingeniería, adquisiciones, construcción, puesta en marcha y operación, lo siguiente:

a) Identificación de componentes del Sistema del Proyecto
b) Diagrama de Secuencia de Actividades (CPM).
c) Diagrama de Barras (Carta Gantt).
d) Programa de Hitos.
e) Método para determinar el grado de avance físico por actividad de acuerdo a métricas preestablecidas.
f) Las ponderaciones se realizarán por el monto del costo asociado a cada actividad.
g) Curva de Avance Físico y su respectiva tabla de datos de respaldo.

3.2. Control de costos

En principio, la variable de control del avance será el costo de lo realizado, lo que es aplicable a la mayoría de los eventos. Se exceptúa de esta modalidad el control de avance de los suministros, para los cuales en cada caso se establecerá una escala asociada a una métrica de control discreto, de fácil identificación para su avance.

La información base para el control se obtendrá del “Sistema de Gestión Integrada de Proyectos” del mandante, sin embargo, se llevará en paralelo un sistema de control, sea este en planillas electrónicas, bases de datos y se indicará el avance gráficamente.

Para el Control de Costos del proyecto se deberá:

a) Crear, mantener y actualizar permanentemente una Base de Datos que almacene todos los gastos realizados por actividad en cada una de las fases y etapas del Proyecto.
b) Mensualmente se efectuará por fase la comparación entre los gastos reales, incurridos y comprometidos, con lo programado y se realizará una proyección, información que entregará oficialmente el Proyecto con las explicaciones de las desviaciones observadas y al nivel de desagregación del Sistema del Proyecto.
c) El control de la Gestión se medirá por medio de indicadores que se registrarán en un formato diseñado especialmente para tal efecto.

3.3. Representación del programa y sus actualizaciones

Con el propósito de contar con un procedimiento efectivo de Control se empleará el Software “ Primavera Project “ como parte de la gestión y control de las actividades, especialmente para la representación de los avances.

Se define un Programa General para el proyecto, el cual deberá incluir la fase de Ingeniería, Adquisiciones, Construcción, Puesta en Marcha y Operación. Se emitirá mensualmente un informe que mostrará el estado de avance físico y financiero del proyecto y se mostraran gráficamente las desviaciones con respecto a lo programado en función de los índices que se establezcan.

Las curvas de control que se informen, deberán mostrar claramente los avances físicos y de costos, programados y reales (incurridos y gastados), de modo que la Dirección del proyecto tenga una rápida visión que le permita apoyar eficientemente la toma de decisiones.

3.4. Control combinado tiempo – costo - avance

Será necesario controlar y ajustar, en forma conjunta, el desarrollo del proyecto de acuerdo con las pautas fijadas en el Programa de Control, Presupuesto y Flujo de Inversiones. A fin de lograr este objetivo, se usarán técnicas de control de medición de avance que relacionen las curvas de Presupuesto Base, Costo efectivo del trabajo realizado y Valor del trabajo real ejecutado según Presupuesto Base.

Según esta metodología, se compararán los valores obtenidos que permitirán identificar las desviaciones tanto en la ejecución física como en la variación de las inversiones.

Este sistema permite, además, hacer proyecciones de duración del proyecto y costos.

3.5. Estados de Pagos

El Mandante pagará al Servidor por Estados de Pago, según Avance Físico del proyecto. La entrega del control de avance, así como su análisis, será un requisito para la recepción conforme de los estados de pago.

El Servidor deberá presentar mensualmente un Estado de Pago, que incluya todas los servicios ejecutados en el mes.

Los Estados de Pago, se presentarán según el formato definido con el Mandante. Los Estados de Pago se numerarán correlativamente a partir del número 1 (uno).

Según la metodología de control del mandante, el cobro de servicios del Servidor se provisionará antes del cierre contable del período del servicio. Esta provisión se efectuará según una estimación del avance físico, que se ajustará, si corresponde, en el período siguiente. Los Estados de Pago propiamente tal, se presentarán junto con el Informe Mensual.

La provisión para los Estados de Pago serán entregados y sometidos a aprobación del Jefe del Proyecto del Mandante y serán acordados dentro del plazo contable.

Las cancelaciones de los Estados de Pago serán consideradas como abonos parciales que el Mandante efectúa durante el curso de los trabajos, y tendrán sólo el carácter de un pago provisional efectuado al Servidor a cuenta del valor de los trabajos ejecutados.

3.6. INFORMES AL MANDANTE

De acuerdo a lo que se establecido, el servidor emitirá Informes Mensuales conteniendo básicamente lo siguiente:

- Avances físicos y financieros
- Cumplimiento de programas
- Resumen de actividades desarrolladas en el período
- Hechos relevantes del período
- Informe de Seguridad – Ambiente - Calidad
- Informe de abastecimientos
- Otros que se definan de común acuerdo con el Mandante.


Estos informes utilizarán los formatos entregados por el Mandante, que son de conocimiento del Servidor.

4. PLAN DE DIRECCIÓN DE LOS CAMBIOS DE ALCANCE

4.1. Modificaciones de Alcance de los Servicios.

El Mandante podrá en cualquier momento solicitar modificaciones, disminuciones o ampliaciones al alcance de los servicios contratados, que serán confirmados por una Orden de Cambio, la que podrá afectar los costos, plazo y calidad del proyecto.

Cualquier cambio en las obligaciones del Servidor, de acuerdo a lo establecido en el Contrato, será solicitado por escrito, señalando la naturaleza del cambio y su objeto. El Servidor deberá entonces, presentar al Mandante dentro del plazo que le sea señalado por ésta última, un aviso de cambio que podría originar una Orden de Cambio, que incluirá lo siguiente:

1. Descripción del cambio solicitado, razones y justificaciones, incluyendo una estimación del orden de magnitud de su efecto en el costo y/u operación del proyecto y una estimación de su efecto en el programa de ejecución del proyecto.
2. Efectos del cambio en los costos estimados del contrato.
3. Efectos del cambio en el Programa Maestro de Control.
4. Efectos del cambio sobre el avance físico del proyecto.
5. Efectos del cambio sobre la distribución de gastos del contrato en el tiempo.
6. Efectos del cambio sobre el alcance del Servicio.

El Mandante tendrá la facultad para aprobar la Orden de Cambio presentada por el Servidor haciéndole llegar a éste último su autorización por escrito.

Si durante la ejecución del trabajo, el Servidor estima que cualquier instrucción, revisión, decisión o acción del Mandante deba considerarse un Cambio al Alcance del servicio contratado, el Servidor deberá dar inmediatamente aviso al Mandante, informando su posición al respecto.

Si el Mandante concuerda que dichas instrucciones, revisiones, decisiones o acciones deban dar lugar a un Cambio, se emitirá una Orden de Cambio. No obstante, no será autorizado cambio alguno si el Mandante juzgare que:

1. El trabajo del Servidor ha sido afectado por culpa o negligencia del mismo o por omisión en cumplir las condiciones del Contrato.
2. El Mandante no autorizará Cambio, ni por lo tanto pago alguno, si el Servidor ha proseguido con la ejecución de trabajos afectados por dichas instrucciones, revisiones, decisiones o acciones del Mandante, sin la debida participación y acción del administrador de éste.

Cualquier desviación en los programas, costos, horas, etc., sea causante, o no, de Ordenes de Cambio, será informada al Mandante mediante un informe de desviación que se incluirá como anexo al Informe Mensual de Actividades.

El control de cada una de las Ordenes de Cambio se hará en forma individual, tomando en consideración los mismos parámetros que para el contrato base.

El Mandante deberá aprobar o rechazar la Nota de Orden de Cambio considerando para ello:

• Cinco días hábiles para cambios menores.
• Ocho días hábiles para cambios mayores.

4.2. Integración de los Cambios de Alcance del Servicio al Proyecto.

Una vez aprobados los cambios por el Mandante, se procederá a:

1. La emisión de la nueva versión de descripción de los trabajos afectados y se acordará su validez sobre lo expresado en el proyecto.
2. La incorporación de la variación de los costos del proyecto, si corresponde y sus efectos sobre la distribución de gastos. (Flujos).
3. La actualización del Programa Maestro de Control.
4. Confirmar que el Plan de Aseguramiento de la Calidad da cuenta de él o los cambios.

4.3. Identificación de los Cambios de Alcance del Proyecto.

Con el objeto de facilitar la aprobación e integración de los cambios de alcance del proyecto se identificarán los cambios mayores y menores según se indica a continuación:

1. Modificación a la descripción de un trabajo o estudio definido en el proyecto.
2. Cambios en los conceptos o criterios de diseño previamente acordados y aceptados.
3. Cambios en los plazos del programa maestro de control acordado y que impliquen variación de los recursos.

4.4. Clasificación de los Cambios de Alcance del Proyecto.

Los cambios se clasificarán en mayores, menores e instrucciones de ajuste y se definen a continuación:

1. Cambio mayor, será aquel que implique una variación de más de un 1% del presupuesto total del proyecto y debe ser integrado al alcance de éste.
2. Cambio menor será aquel que implique una variación menor a un 1% y mayor o igual al 0,5% del presupuesto total del proyecto y su incorporación como cambio de alcance será decisión del Mandante.
3. Instrucciones de ajuste, serán todas aquellas que no puedan clasificarse como cambio mayor o cambio menor.

Planificación Gestión de Recursos Humanos

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS
El siguiente es un listado de términos que permitirá poner en común algunos conceptos que se utilizarán en el desarrollo del plan de gestión de Recursos Humanos:

a) Mandante
b) Contratista o Servidor
Es la persona natural o jurídica propuesta para ejecutar con autorización previa del Mandante los servicios del Contrato.
c) Jefe de Administración de Recursos Humanos del Mandante
Persona jurídica o natural, nombrada por el Mandante, para supervisar auditar y orientar técnicamente los planes de gestión de recursos humanos de los servicios contratados.
Todo lo anterior con una gestión de acuerdo a las mejores prácticas del mercado. (BSC, SA8000:2001)

d) Jefe de Administración de Recursos Humanos del Contratista

Es el profesional designado por el Contratista como su representante, responsable del cumplimiento fiel y total de los planes de gestión de recursos humanos del servicio contratado con el Mandante.

2. Documentación

a) Plan de gestión de recursos humanos
Planes de gestión de recursos humanos para la ejecución de un determinado servicio.
b) Correspondencia Oficial
Es aquella que se rige por los procedimientos de comunicación que se establecerán en un manual específico que regulará este aspecto.

3. Definiciones Generales

a) Servicios

Prestación de cualquier naturaleza, como por ejemplo, Operaciones Mineras, Ingeniería y Construcción, que otorga el Contratista al Mandante.

b) Orden de Cambio

Procedimiento que permite al Jefe de Administración de Recursos Humanos del Mandante para en cualquier momento, incorporar modificaciones a los Servicios originalmente contratados, dentro del propósito general del Contrato, en acuerdo con el Jefe de Administración de Recursos Humanos del Contratista.

c) Programa de Trabajo

Es una relación secuencial de las actividades involucradas directamente en la ejecución de los servicios, en la cual se indica las cantidades a ejecutar, las fechas de comienzo y de término estimadas para cada una de ellas y las relaciones de precedencia.

Este Programa debe incluir también, la fecha estimada de algunos eventos, que pueden establecerse como Hitos o puntos de Control de las actividades consideradas.

El Contratista debe presentar el programa en formato Gantt.

d) Hitos

Es una fecha planeada para un determinado evento, que condiciona al Programa de Trabajo y que es establecido por el Mandante.

e) Dirección Integrada de Proyectos (DIP).

Es una modalidad de Dirección, especialmente válida para la realización de Proyectos complejos, orientada a satisfacer de manera integrada las necesidades del Mandante.

Tiene como fundamento principal el enfoque Sistémico de los Proyectos y su misión es cautelar los intereses del Mandante, por medio de una Organización de especialistas que aplican los Procedimientos y Métodos establecidos.

f) Proyecto

Es la combinación de recursos de naturaleza material o no, puesto en acción, por una organización temporal, a consecuencia de la cual se generan un conjunto de actividades debidamente planificadas, con el objetivo de transformar una idea o diseño en una realidad concreta, dentro de un alcance, que se refleja principalmente en el cumplimiento de un plazo, costo y calidad. Constituye un conjunto de actividades multidisciplinarias que forman un sistema.

g) Plan de Plan de Gestión de Recursos Humanos.

Instrumento clave de Programación de que dispone el Jefe de Administración de Recursos Humanos.

Contiene todos planes, programas y políticas generales. Provee de la información básica sobre las normativa respectivas, Avances e, indicadores programados, reales y proyectados.

h) Sistema del Proyecto

Instrumento mediante el cual se especifica el Sistema Proyecto, identificando los elementos que lo componen y sus atributos, explicitando las relaciones que se establecen entre ellos.

4. PLAN DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS

a) Programa de Trabajo

Una vez adjudicado el Contrato, el Contratista deberá preparar el Programa de gestión de recursos humanos, remitiéndose a la fecha de inicio efectiva de los servicios, éste pasará a llamarse Plan de Gestión de Recursos Humanos.

El Mandante exigirá que la desagregación de las actividades programadas sean asociada al Sistema del Proyecto.

El Plan e Gestión de Recursos Humanos deberá ser actualizado y proyectado mensualmente durante el desarrollo del Contrato, o cuando el Mandante lo estime conveniente, con el objeto de definir las medidas correctivas y recursos necesarios para cumplir los objetivos del trabajo o estudio.

Esta actualización del Programas de gestión de recursos humanos deberá tender siempre a corregir las desviaciones producidas, con el propósito de ajustar los Plazos para cumplir con los objetivos del Proyecto.

Toda modificación del Plan de Gestión de Recursos Humanos deberá someterse previamente a la aprobación del Mandante.

Se efectuarán controles de avance en las fechas que corresponda al cierre de los Estados de Pago de los programas de gestión de recursos humanos ejecutados y en otras fechas que se establezcan.

b) Control de Avance

El Servidor deberá proponer un sistema y procedimientos para el aseguramiento de la calidad y tendrá la obligación de implementarlo y mantenerlo en operación. Para éste efecto el Mandante proporcionará pautas generales.

El sistema propuesto tendrá registros, controles, programas generales, parciales y especiales que requieran los programas de gestión de recursos humanos de acuerdo al sistema de control propuesto y acordado con el Mandante dentro del Plan de Aseguramiento de Calidad.

c) Revisiones al Plan de Gestión de Recursos Humanos.

El conocimiento, revisión y/o aprobación que el Mandante efectúe a los Presupuestos del Servidor no implicarán ningún grado de responsabilidad de él sobre éstos, como tampoco en lo relativo a la dirección, manejo y adecuación de los recursos propios o del aporte del Servidor.

En consecuencia, toda dificultad, mayores costos, tiempos ociosos, pérdidas, daños y otros gastos producidos de cualquier naturaleza, tanto del Servidor como de sus subcontratistas u otros, que se produjeran por diferencias entre avances reales de los programas de gestión de recursos humano con relación a los Programas o Presupuestos, eventualmente serán responsabilidad del Servidor.

d) Ejecución de los Servicios

El Servidor desarrollará los servicios contratados, en estricta concordancia con los antecedentes que se incluyan en el Contrato. Cualquiera duda que se le presente al Servidor respecto de estos documentos, deberá consultar por escrito al Mandante, quien resolverá también por escrito.

No se admitirá por lo tanto, ninguna excusa del Servidor basada en falta de claridad de dichos documentos, y será de su completo cargo toda reparación o reconstrucción de trabajos defectuosos.

El Servidor será responsable de la buena calidad del material, mano de obra y equipo suministrado por él o sus subcontratistas.

4. Aspecto del Plan de Gestión de Recursos Humanos

El Servidor deberá ejecutar los programas de gestión de recursos humanos sin contravenir leyes, reglamentos, ordenanzas y normas vigentes en el país.

a) Planificación de la organización

Identificar, documentar, asignar roles del servicio, responsabilidades y vías de comunicación en función de las fases del proyecto. Desarrollar un plan de gestión de reclutamiento, una carta organizacional y datos de soporte

b) Reclutamiento

o Desarrollar una Política de Contratación de personal. Asegurar el cubrir adecuadamente las necesidades de personal, surgidas en el desarrollo de las actividades de la empresa.
o Desarrollar un programa de contratación de personal, según las necesidades de las operaciones
o Disponer de una base de datos para la contratación de personal previamente evaluados en cuanto a sus competencias técnicas y de conocimientos para el desarrollo del proyecto.
o Análisis de Cargos, descripción de cargos bajo su administración para definir y precisar el título, a quién debe reportar, donde se desempeñará, requisitos , competencias que debe tener, resumen de las tareas a realizar, responsabilidades y o funciones, quién y cada cuanto tiempo se revisa el desempeño y las condiciones del trabajo
Una vez hecha la descripción y especificaciones del cargo se deberá proceder a clasificar y categorizar los puestos, de acuerdo a análisis comparativos de mercado y definir correctamente los rangos de sueldos asignados a cada cargo.
o Examen Médico. El servidor deberá disponer de una batería de exámenes preocupacionales antes de la contratación. Todo empleado deberá proceder a realizarse un examen médico, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite definir y precisar las capacidades físicas y mentales de los postulantes a cargos de la empresa.
o Examen Psicológico. Todo empleado deberá proceder a realizarse un examen Psicológico, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite definir y precisar las capacidades mentales de los postulantes a cargos de la empresa.
o Entrevistas Panel. Todo empleado deberá participar en el proceso de selección de una entrevista panel, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite definir y precisar las capacidad de adaptación al equipo de trabajo y los requerimientos del cargo.

c) Inducción

o Programa Inducción. Disponer de un programa de instrucción de Trabajador nuevo. Todo empleado deberá participar en el programa de inducción, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite dar a conocer la historia y descripción del proyecto, sus responsabilidades con la seguridad, el medio ambiente y le permitirá al trabajador nuevo interiorizarse de la estructura organizacional, beneficios, obligaciones y derechos de su puesto de trabajo.
o Programa inducción orientados a de prevención de riesgos, aseguramiento de la calidad y medio ambiente.
o Reglamento interno y código de ética.

d) Contratación de Personal

o Registro de Personal. Disponer de listados de personal contratado, este listado servirá para la emisión de pases de acceso a las labores
• Ingreso de datos personales a Sistemas. Disponer de los datos personales en los sistemas, a fin de mantener las dotaciones actualizadas, accesos, permisos especiales de utilización de explosivos, licencias internas de conducción, entre otras.
• Identificación trabajador. Disponer de credenciales que acrediten la identidad del trabajador, para accesos, sistemas de pago, alimentación.
• Autorizaciones. Disponer de un sistema de autorizaciones para la salida de trabajadores durante los horarios de trabajo, para la entrada y salida de materiales, accesos a área restringidas .entre otras.
• Lugar de Trabajo. Disponer de un programa que asegure los elementos para el desempeño de las labores, ubicación en casas de cambio, fichas de accesos a las operaciones, oficinas y elementos del trabajo.
• Ropa de Trabajo. Disponer de los elementos mínimos necesarios que aseguren la protección del trabajador uniforme a los estándares de seguridad y control de riesgos, dependiendo de las labores que se desarrollarán.
• Reglamento Interno. Disponer de un reglamento interno de acuerdo ala legislación vigente que regule los derechos y responsabilidades de los trabajadores
• Código de Ética. Disponer de un código de ética que regule los conflictos de intereses y relativos a la confiabilidad de información.
o Remuneraciones. Disponer de un sistema auditable de remuneraciones pagadas y controles de pagos de las cotizaciones mensuales de los trabajadores.
• Sistema de pagos. Disponer de un sistema de pagos que asegure el cumplimiento de pagos
• Liquidaciones electrónicas / manuales

e) Administración de Beneficios

o Disponer de una política que defina los diferentes beneficios a los cuales los empleados de la empresa podrán tener acceso, gestionando adecuadamente los beneficios otorgados por la empresa, que permita incrementar los esfuerzos motivacionales.

o Hospitalización
o Seguros de vida
o Reembolso de gastos médicos
o Anticipos de sueldos
o Prestamos
o Administración de Permisos
• Vacaciones
• Permisos por natalidad
• Permisos por Fallecimiento
• Permiso por Matrimonio
• Permisos Especiales
• Control de Asistencias
o Asistencia y sobre tiempo

f) Administración del Trabajador

o Advertencias por escrito. Disponer de un sistema para la administración de advertencias para trabajadores y supervisores, con mecanismos de control y ajustes según la clasificación de faltas del manual de advertencias y concordante con el reglamento interno y código de ética.
o Evaluación de desempeño. Disponer de n sistema de evaluación desempeño para trabajadores. informes que den cuenta del cumplimientos de los planes de mejoramiento y avances de cada trabajador.
o Traslados y recalificaciones. Disponer de un sistema de reclasificación, desarrollo de carrera laboral especifico, que permita el desarrollo de los trabajadores.
o Capacitación. Disponer de un programa para definir necesidades de capacitación, entrenamientos necesarios y cursos especializados para asegurar el éxito del proyecto.
o Control de Asistencia, Disponer de los mecanismos de control de asistencia, para el pago de remuneraciones y horas extras.

g) Desvinculación

o Políticas de Termino de Contrato. Toda desvinculación laboral del empleado con la empresa, deberá ser registrada correctamente. Formalizar las actividades propias de la empresa, relacionadas con la desvinculación laboral de los empleados. Esta política debe cumplir con la normativa vigente.
o Finiquitos y Despidos. Se deberá mantener los fondos necesarios para la desvinculación de todos los trabajadores, esos fondos deberán estar disponibles y auditables según requerimientos del mandante.

h) Relaciones laborales

Disponer de una política definida respecto de las relaciones laborales, dando cumplimiento a la legislación vigente.

Disponer de las vías de comunicación con las autoridades regionales y representantes políticos para generar los planes de contingencias frente a conflictos y movimientos de fuerza.

5 Informes

El Servidor entregará al Mandante un informe mensual que contendrá a lo menos lo:

- Resumen Ejecutivo
- Estado General la evolución del plan de recursos humanos
Los informes incluirán proyecciones y expectativas de variables claves. En función del Balance Score Card del proyecto

a) Identificación de componentes de los Aspectos del Plan de Gestión de Recursos Humanos
b) Diagrama de Secuencia de Actividades
c) Diagrama de Barras (Carta Gantt). d) Programa de Hitos. e) Método para determinar el grado de avance del balance Score Card por actividad de acuerdo a. métricas preestablecidas

De acuerdo a lo que se establecido, el servidor emitirá Informes Mensuales conteniendo básicamente lo siguiente:

- Cumplimiento de programas
- Resumen de actividades desarrolladas en el período
- Hechos relevantes del período
- Otros que se definan de común acuerdo con el Mandante.

Estos informes utilizarán los formatos entregados por el Mandante, que son de conocimiento del Servidor.

miércoles, enero 17, 2007

Licitación de Contraparte de Ingeniería

1. Objetivo

El objetivo de la descripición del servicio es entregar aspectos metodológicos y de precios de los productos “Investigación de Mercado”, “Instrucciones a los Proponentes”, “Bases Administrativas Especiales”, “Especificaciones Técnicas” y “Manual de Procedimientos” y “Participación en rondas de consultas” en el marco de las políticas de aseguramiento de la calidad y normativas de la Organización para la Licitación de los Servicios de Contraparte de Ingeniería de Proyecto Cambio de Frecuencia en modalidad de Contrato Marco.


2. Alcance

La descripción del servicio tanto en sus aspectos metodológicos como de precios serán definidos y presupuestados en consideración de que la cantidad de trabajo será eminentemente variable en términos de programación de la carga de trabajo.

3.Productos

Comprende la realización de una investigación de mercado sobre aquellas empresas chilenas que puedan actuar como contraparte en el proyecto de Cambio de Frecuencia.

Para tal efecto se desarrollará una encuesta en que recopilarán antecedentes referidos a su organización, infraestructura, capacidad técnica y financiera, certificaciones y experiencia en la materia.

Con esta información y en función de un procedimiento formal de evaluación el mandante estará en condiciones seleccionar a aquellas que participarán en el posterior proceso de licitación de “Contraparte Cambio de Frecuencia” .

La aplicación del procedimiento formal será de responsabilidad del mandante y que básicamente se refiere a la evaluación de los antecedentes legales, financiero y de experiencia.

Respecto a los antecedentes legales, será de responsabilidad del Servicio Jurídico de analizar los aspectos relativos a la constitución, vigencia y otros aspectos jurídicos de las empresas participantes y otros antecedentes solicitados con la finalidad que dicho servicio emita una resolución indicando la conveniencia o inconveniencia de cada uno de ellos continúe en el proceso de licitación.

Los antecedentes financieros serán analizados por el Departamento de Finanzas, basado en requisitos financieros (liquidez, endeudamiento, capital de trabajo mínimo.

Los aspectos técnicos serán subdivididos en grupos de conceptos debidamente ponderados tales como aspectos referidos a infraestructura y operación, aspectos referidos al proponente (experiencia y organización, gestión de personal, gestión de calidad etc)

La evaluación permitirá al demandante ir preclasificando empresas a partir de los antecedentes legales, financieros y técnicos con la finalidad de elegir aquellas que estarán capacitadas para participar en el proceso de licitación.

3.2 Especificaciones Técnicas de Licitación

En este documento se hará inicialmente referencia fundamentalmente a los antecedentes de la Ingeniería del Proyecto Cambio de Frecuencia sus objetivos y alcance.

A continuación los aspectos metodológicos que deberá tener en cuenta el proponente tanto del punto de vista técnico y administrativo para ejercer su labor de contraparte.

Adicionalmente se incluirá una descripción de los antecedentes que deberá conocer la contraparte, en especial:

  1. Estudio de Antecedentes y conocimiento del terreno
  2. Definición del tipo de documentos que se considerarán y el procedimiento
  3. y/o formato de los certificados de revisión y/o aprobación
  4. Tipos de controles que la contraparte deberá realizar con indicación de frecuencia y los formatos tanto de los registros de control como de los informes a la Organización.
  5. Estipulación del sistema de reuniones periódicas con la participación de los diferentes entes que participan en el proyecto, incluyendo los formatos tanto de las convocatorias como de las minutas de cada reunión.

Con esta información el proponente estará en condiciones de presentar un plan y programa de trabajo para satisfacer las necesidades del demandante.

Se contempla en este punto, la preparación de formularios necesarios para solicitar a los proponentes la información requerida, que permita Organizaciónerminar la proposición técnica.

3.3 Preparación del Documento Instrucciones al Proponente

Este documento señala las condiciones y aspectos que el proponente debe considerar para la correcta preparación y entrega de su Oferta Técnica y Económica.

En general este documento regula, entre otros, los temas de las visitas al terreno, la preparación de la propuesta, representante ante la Organización, documentos de la licitación, consultas y aclaraciones, subcontratos, tipo de contrato, tipo de oferta, presentación de la propuesta, procedimiento de apertura de las propuestas, estudio y evaluación de las ofertas, vigencia de la propuesta, notificación del resultado de la licitación, adjudicación del contrato, documentos del contrato y firma del contrato.

3.4 Preparación del Documento Bases Administrativas Especiales

Este documento señala las condiciones y aspectos que el proponente debe considerar acerca de la forma en que operará durante la vigencia del contrato.

Este documento regula y enumera las condiciones en que se desarrollará el contrato, entre otros, plazos y fechas programadas, condiciones de pago, estados de pago, reclamos, hitos, multas, garantías, gestión de calidad, programación y control, ingreso a las instalaciones, comunicaciones, personas ocupadas por el proponente, transporte en áreas de la Organización, seguros, seguridad e higiene industrial, responsabilidad solidaria, información confidencial, responsabilidades, propiedad intelectual, fuerza mayor, resolución del contrato, permisos, publicaciones y fotografías, traspaso de conocimiento, cooperación con otros, arbitraje, domicilios.

3.5 Manual de Procedimientos

Este documento regula las actividades técnicas y comunicaciones entre la empresa de servicio de contraparte y la Organización.

Las materias de este manual, entre otros, contemplan la identificación del proyecto, alcance del proyecto, alcance del manual del de procedimientos, propósito, definiciones, representantes de la empresa, organigrama, aprobaciones, comunicaciones, correspondencia del proyecto, numeración de la correspondencia, minutas de las reuniones, formato de cartas, faxes, trabajos adicionales, órdenes de cambio, informes de avance, contenido de los avances, criterios para la medición de los avances, ordenamiento de los documentos, archivo de los documentos, archivo de los documentos electrónicos, canales de coordinación, reuniones periódicas, reuniones extraordinarios, documentación técnica, planos y esquemas, escalas y unidades de medida, sistema de numeración.

3.6 Participación en Reunión Informativa con proponentes

El objetivo de la participación en la reunión informativa es dar a conocer en sus aspectos conceptuales las condiciones del servicio solicitado a través de una exposición en Power -Point

3.7 Respuestas a Consultas

Se responderá por escrito a las consultas que formulen los proponentes en el plazo y forma estipulados en el itinerario de la licitación del servicio de la contraparte de ingeniería.

4.Aspectos administrativos

4.1 Administración

La Administración del Contrato será ejercida por Ingeniería que designará un Administrador para los efectos de coordinación con el Administrador de Contrato de la Organización.

Al inicio del contrato se establecerán las vías de comunicación, especialmente el uso intensivo del correo electrónico

4.2 Organigrama, Curricula Vitae y Planes

En el Anexo “A” se entrega un Organigrama de la Prestación de Servicios y en el Anexo “B” los curricula de los profesionales que participarán en la prestación der servicios.En el Anexo “C” se incluye el Plan de Calidad

4.3 Entrega de los Productos

Los productos serán entregados tanto en papel (1 original) como en CD en archivos Word fuente Arial 11 y debidamente indexados como también en Adobe Acrobat (pdf)