Planificación Gestión de Recursos Humanos

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS
El siguiente es un listado de términos que permitirá poner en común algunos conceptos que se utilizarán en el desarrollo del plan de gestión de Recursos Humanos:

a) Mandante
b) Contratista o Servidor
Es la persona natural o jurídica propuesta para ejecutar con autorización previa del Mandante los servicios del Contrato.
c) Jefe de Administración de Recursos Humanos del Mandante
Persona jurídica o natural, nombrada por el Mandante, para supervisar auditar y orientar técnicamente los planes de gestión de recursos humanos de los servicios contratados.
Todo lo anterior con una gestión de acuerdo a las mejores prácticas del mercado. (BSC, SA8000:2001)

d) Jefe de Administración de Recursos Humanos del Contratista

Es el profesional designado por el Contratista como su representante, responsable del cumplimiento fiel y total de los planes de gestión de recursos humanos del servicio contratado con el Mandante.

2. Documentación

a) Plan de gestión de recursos humanos
Planes de gestión de recursos humanos para la ejecución de un determinado servicio.
b) Correspondencia Oficial
Es aquella que se rige por los procedimientos de comunicación que se establecerán en un manual específico que regulará este aspecto.

3. Definiciones Generales

a) Servicios

Prestación de cualquier naturaleza, como por ejemplo, Operaciones Mineras, Ingeniería y Construcción, que otorga el Contratista al Mandante.

b) Orden de Cambio

Procedimiento que permite al Jefe de Administración de Recursos Humanos del Mandante para en cualquier momento, incorporar modificaciones a los Servicios originalmente contratados, dentro del propósito general del Contrato, en acuerdo con el Jefe de Administración de Recursos Humanos del Contratista.

c) Programa de Trabajo

Es una relación secuencial de las actividades involucradas directamente en la ejecución de los servicios, en la cual se indica las cantidades a ejecutar, las fechas de comienzo y de término estimadas para cada una de ellas y las relaciones de precedencia.

Este Programa debe incluir también, la fecha estimada de algunos eventos, que pueden establecerse como Hitos o puntos de Control de las actividades consideradas.

El Contratista debe presentar el programa en formato Gantt.

d) Hitos

Es una fecha planeada para un determinado evento, que condiciona al Programa de Trabajo y que es establecido por el Mandante.

e) Dirección Integrada de Proyectos (DIP).

Es una modalidad de Dirección, especialmente válida para la realización de Proyectos complejos, orientada a satisfacer de manera integrada las necesidades del Mandante.

Tiene como fundamento principal el enfoque Sistémico de los Proyectos y su misión es cautelar los intereses del Mandante, por medio de una Organización de especialistas que aplican los Procedimientos y Métodos establecidos.

f) Proyecto

Es la combinación de recursos de naturaleza material o no, puesto en acción, por una organización temporal, a consecuencia de la cual se generan un conjunto de actividades debidamente planificadas, con el objetivo de transformar una idea o diseño en una realidad concreta, dentro de un alcance, que se refleja principalmente en el cumplimiento de un plazo, costo y calidad. Constituye un conjunto de actividades multidisciplinarias que forman un sistema.

g) Plan de Plan de Gestión de Recursos Humanos.

Instrumento clave de Programación de que dispone el Jefe de Administración de Recursos Humanos.

Contiene todos planes, programas y políticas generales. Provee de la información básica sobre las normativa respectivas, Avances e, indicadores programados, reales y proyectados.

h) Sistema del Proyecto

Instrumento mediante el cual se especifica el Sistema Proyecto, identificando los elementos que lo componen y sus atributos, explicitando las relaciones que se establecen entre ellos.

4. PLAN DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS

a) Programa de Trabajo

Una vez adjudicado el Contrato, el Contratista deberá preparar el Programa de gestión de recursos humanos, remitiéndose a la fecha de inicio efectiva de los servicios, éste pasará a llamarse Plan de Gestión de Recursos Humanos.

El Mandante exigirá que la desagregación de las actividades programadas sean asociada al Sistema del Proyecto.

El Plan e Gestión de Recursos Humanos deberá ser actualizado y proyectado mensualmente durante el desarrollo del Contrato, o cuando el Mandante lo estime conveniente, con el objeto de definir las medidas correctivas y recursos necesarios para cumplir los objetivos del trabajo o estudio.

Esta actualización del Programas de gestión de recursos humanos deberá tender siempre a corregir las desviaciones producidas, con el propósito de ajustar los Plazos para cumplir con los objetivos del Proyecto.

Toda modificación del Plan de Gestión de Recursos Humanos deberá someterse previamente a la aprobación del Mandante.

Se efectuarán controles de avance en las fechas que corresponda al cierre de los Estados de Pago de los programas de gestión de recursos humanos ejecutados y en otras fechas que se establezcan.

b) Control de Avance

El Servidor deberá proponer un sistema y procedimientos para el aseguramiento de la calidad y tendrá la obligación de implementarlo y mantenerlo en operación. Para éste efecto el Mandante proporcionará pautas generales.

El sistema propuesto tendrá registros, controles, programas generales, parciales y especiales que requieran los programas de gestión de recursos humanos de acuerdo al sistema de control propuesto y acordado con el Mandante dentro del Plan de Aseguramiento de Calidad.

c) Revisiones al Plan de Gestión de Recursos Humanos.

El conocimiento, revisión y/o aprobación que el Mandante efectúe a los Presupuestos del Servidor no implicarán ningún grado de responsabilidad de él sobre éstos, como tampoco en lo relativo a la dirección, manejo y adecuación de los recursos propios o del aporte del Servidor.

En consecuencia, toda dificultad, mayores costos, tiempos ociosos, pérdidas, daños y otros gastos producidos de cualquier naturaleza, tanto del Servidor como de sus subcontratistas u otros, que se produjeran por diferencias entre avances reales de los programas de gestión de recursos humano con relación a los Programas o Presupuestos, eventualmente serán responsabilidad del Servidor.

d) Ejecución de los Servicios

El Servidor desarrollará los servicios contratados, en estricta concordancia con los antecedentes que se incluyan en el Contrato. Cualquiera duda que se le presente al Servidor respecto de estos documentos, deberá consultar por escrito al Mandante, quien resolverá también por escrito.

No se admitirá por lo tanto, ninguna excusa del Servidor basada en falta de claridad de dichos documentos, y será de su completo cargo toda reparación o reconstrucción de trabajos defectuosos.

El Servidor será responsable de la buena calidad del material, mano de obra y equipo suministrado por él o sus subcontratistas.

4. Aspecto del Plan de Gestión de Recursos Humanos

El Servidor deberá ejecutar los programas de gestión de recursos humanos sin contravenir leyes, reglamentos, ordenanzas y normas vigentes en el país.

a) Planificación de la organización

Identificar, documentar, asignar roles del servicio, responsabilidades y vías de comunicación en función de las fases del proyecto. Desarrollar un plan de gestión de reclutamiento, una carta organizacional y datos de soporte

b) Reclutamiento

o Desarrollar una Política de Contratación de personal. Asegurar el cubrir adecuadamente las necesidades de personal, surgidas en el desarrollo de las actividades de la empresa.
o Desarrollar un programa de contratación de personal, según las necesidades de las operaciones
o Disponer de una base de datos para la contratación de personal previamente evaluados en cuanto a sus competencias técnicas y de conocimientos para el desarrollo del proyecto.
o Análisis de Cargos, descripción de cargos bajo su administración para definir y precisar el título, a quién debe reportar, donde se desempeñará, requisitos , competencias que debe tener, resumen de las tareas a realizar, responsabilidades y o funciones, quién y cada cuanto tiempo se revisa el desempeño y las condiciones del trabajo
Una vez hecha la descripción y especificaciones del cargo se deberá proceder a clasificar y categorizar los puestos, de acuerdo a análisis comparativos de mercado y definir correctamente los rangos de sueldos asignados a cada cargo.
o Examen Médico. El servidor deberá disponer de una batería de exámenes preocupacionales antes de la contratación. Todo empleado deberá proceder a realizarse un examen médico, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite definir y precisar las capacidades físicas y mentales de los postulantes a cargos de la empresa.
o Examen Psicológico. Todo empleado deberá proceder a realizarse un examen Psicológico, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite definir y precisar las capacidades mentales de los postulantes a cargos de la empresa.
o Entrevistas Panel. Todo empleado deberá participar en el proceso de selección de una entrevista panel, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite definir y precisar las capacidad de adaptación al equipo de trabajo y los requerimientos del cargo.

c) Inducción

o Programa Inducción. Disponer de un programa de instrucción de Trabajador nuevo. Todo empleado deberá participar en el programa de inducción, para comenzar a trabajar en la empresa, esta acción permite dar a conocer la historia y descripción del proyecto, sus responsabilidades con la seguridad, el medio ambiente y le permitirá al trabajador nuevo interiorizarse de la estructura organizacional, beneficios, obligaciones y derechos de su puesto de trabajo.
o Programa inducción orientados a de prevención de riesgos, aseguramiento de la calidad y medio ambiente.
o Reglamento interno y código de ética.

d) Contratación de Personal

o Registro de Personal. Disponer de listados de personal contratado, este listado servirá para la emisión de pases de acceso a las labores
• Ingreso de datos personales a Sistemas. Disponer de los datos personales en los sistemas, a fin de mantener las dotaciones actualizadas, accesos, permisos especiales de utilización de explosivos, licencias internas de conducción, entre otras.
• Identificación trabajador. Disponer de credenciales que acrediten la identidad del trabajador, para accesos, sistemas de pago, alimentación.
• Autorizaciones. Disponer de un sistema de autorizaciones para la salida de trabajadores durante los horarios de trabajo, para la entrada y salida de materiales, accesos a área restringidas .entre otras.
• Lugar de Trabajo. Disponer de un programa que asegure los elementos para el desempeño de las labores, ubicación en casas de cambio, fichas de accesos a las operaciones, oficinas y elementos del trabajo.
• Ropa de Trabajo. Disponer de los elementos mínimos necesarios que aseguren la protección del trabajador uniforme a los estándares de seguridad y control de riesgos, dependiendo de las labores que se desarrollarán.
• Reglamento Interno. Disponer de un reglamento interno de acuerdo ala legislación vigente que regule los derechos y responsabilidades de los trabajadores
• Código de Ética. Disponer de un código de ética que regule los conflictos de intereses y relativos a la confiabilidad de información.
o Remuneraciones. Disponer de un sistema auditable de remuneraciones pagadas y controles de pagos de las cotizaciones mensuales de los trabajadores.
• Sistema de pagos. Disponer de un sistema de pagos que asegure el cumplimiento de pagos
• Liquidaciones electrónicas / manuales

e) Administración de Beneficios

o Disponer de una política que defina los diferentes beneficios a los cuales los empleados de la empresa podrán tener acceso, gestionando adecuadamente los beneficios otorgados por la empresa, que permita incrementar los esfuerzos motivacionales.

o Hospitalización
o Seguros de vida
o Reembolso de gastos médicos
o Anticipos de sueldos
o Prestamos
o Administración de Permisos
• Vacaciones
• Permisos por natalidad
• Permisos por Fallecimiento
• Permiso por Matrimonio
• Permisos Especiales
• Control de Asistencias
o Asistencia y sobre tiempo

f) Administración del Trabajador

o Advertencias por escrito. Disponer de un sistema para la administración de advertencias para trabajadores y supervisores, con mecanismos de control y ajustes según la clasificación de faltas del manual de advertencias y concordante con el reglamento interno y código de ética.
o Evaluación de desempeño. Disponer de n sistema de evaluación desempeño para trabajadores. informes que den cuenta del cumplimientos de los planes de mejoramiento y avances de cada trabajador.
o Traslados y recalificaciones. Disponer de un sistema de reclasificación, desarrollo de carrera laboral especifico, que permita el desarrollo de los trabajadores.
o Capacitación. Disponer de un programa para definir necesidades de capacitación, entrenamientos necesarios y cursos especializados para asegurar el éxito del proyecto.
o Control de Asistencia, Disponer de los mecanismos de control de asistencia, para el pago de remuneraciones y horas extras.

g) Desvinculación

o Políticas de Termino de Contrato. Toda desvinculación laboral del empleado con la empresa, deberá ser registrada correctamente. Formalizar las actividades propias de la empresa, relacionadas con la desvinculación laboral de los empleados. Esta política debe cumplir con la normativa vigente.
o Finiquitos y Despidos. Se deberá mantener los fondos necesarios para la desvinculación de todos los trabajadores, esos fondos deberán estar disponibles y auditables según requerimientos del mandante.

h) Relaciones laborales

Disponer de una política definida respecto de las relaciones laborales, dando cumplimiento a la legislación vigente.

Disponer de las vías de comunicación con las autoridades regionales y representantes políticos para generar los planes de contingencias frente a conflictos y movimientos de fuerza.

5 Informes

El Servidor entregará al Mandante un informe mensual que contendrá a lo menos lo:

- Resumen Ejecutivo
- Estado General la evolución del plan de recursos humanos
Los informes incluirán proyecciones y expectativas de variables claves. En función del Balance Score Card del proyecto

a) Identificación de componentes de los Aspectos del Plan de Gestión de Recursos Humanos
b) Diagrama de Secuencia de Actividades
c) Diagrama de Barras (Carta Gantt). d) Programa de Hitos. e) Método para determinar el grado de avance del balance Score Card por actividad de acuerdo a. métricas preestablecidas

De acuerdo a lo que se establecido, el servidor emitirá Informes Mensuales conteniendo básicamente lo siguiente:

- Cumplimiento de programas
- Resumen de actividades desarrolladas en el período
- Hechos relevantes del período
- Otros que se definan de común acuerdo con el Mandante.

Estos informes utilizarán los formatos entregados por el Mandante, que son de conocimiento del Servidor.