Planificación de las Comunicaciones

El Plan de Comunicaciones del Proyecto tiene como objetivo formalizar y organizar la información requerida y generada por el Proyecto, tanto en su contenido, medio y direccionamiento. De esta forma, el Plan recoge los distintos canales de coordinación, comunicación e información que serán utilizados por los diferentes agentes que interactúan en el Proyecto.

1. Bases para la Planificación de las Comunicaciones

Para realizar el Plan de Comunicaciones del proyecto es necesario considerar:
• Requerimientos de Información
• Plazos y oportunidad de la información
• Procedimientos internos del mandante.
• Estrategia de Ejecución del Proyecto.
• Tecnología Disponible.
• Utilización de Recursos e Infraestructura existente.

Se realizará un análisis de las entidades involucradas en el proyecto con el objeto de planificar las comunicaciones.

2. Análisis de Entidades involucradas en el Proyecto

Se identificaron cinco planos de comunicaciones del proyecto en donde participan diversas entidades:

1. Gestión Administrativa y Presupuestaria
2. Relaciones con el Entorno
3. Desarrollo del Proyecto
4. Análisis de Entidades. Relaciones entre Clientes y Proveedores
5. Ubicación Física de los Participantes
Los principales procesos de comunicación que se producen en la Gestión Administrativa y Presupuestaria son:

1. Gestión para Aprobación de Presupuesto de Inversión del Mandante
2. Presentación de Avances, Consultas y Gestión a Comité de Gerencia Mandante
3. Presentación de Avance, Consultas y Gestión sobre el desarrollo del Proyecto por parte del Servidor

Todas estas comunicaciones son formales y están reguladas por procedimientos propios del Mandante y se canalizan a través de Notas Internas, presentaciones y eventualmente ante requerimientos específicos.

Se usarán informalmente, el correo electrónico, fax y teléfono.

Todas las comunicaciones hacia el entorno del proyecto se realizan a través de Asuntos Públicos del Mandante, quién vela por su imagen y se encarga de que las comunicaciones sean realizadas con la responsabilidad técnica pertinente.

Así, las comunicaciones serán de tipo formal y serán canalizadas a través de Asuntos Públicos del Mandante, para lo cual se seguirán los procedimientos internos. Entre la contraparte del proyecto y Asuntos Públicos del mandante las comunicaciones formales se realizarán a través de notas internas.

Se usarán informalmente, el correo electrónico, fax y teléfono.

Dada la estrategia de ejecución del proyecto, las comunicaciones con las partes involucradas son un aspecto crítico en el desarrollo del mismo. Las comunicaciones entre la contraparte del mandante y el servidor son del siguiente tipo:

1. Notas Internas y minutas de reunión para todas las comunicaciones formales
2. Fax, correos electrónicos y llamadas telefónicas para las comunicaciones informales

2. TECNOLOGIA DE COMUNICACIONES

2.1. Red de Datos

Para dejar operativo este medio es necesario que, sino todos, la mayoría de los integrantes del equipo de la contraparte del mandante como del servidor cuenten con el soporte necesario, esto es:

• Estaciones de trabajo funcionales.
• Acceso a impresoras de calidad, rápidas.
• Impresora a color dedicada.
• Red de datos apropiada
• Internet.

2.2. Telefonía y FAX

Para dejar operativo este medio es necesario que todos los integrantes del equipo de la contraparte del mandante como del servido cuenten con el soporte necesario, esto es:
• Acceso a red telefónica
• Acceso a un Fax dedicado
• Red de voz apropiada
• Acceso a equipo telefónico que permita realizar conferencias

2.3. Valija Mandante

Para dejar operativo este medio sólo es necesario conocer los horarios de despacho de la correspondencia desde y hacia la Central del Mandante, esto es:

• Dirección y horario límite de recepción de correspondencia en la Central.
• Dirección y horario de recepción de correspondencia en la operación minera
• Dar a conocer procedimientos respecto al uso de este medio.

3. RELACIONES DE AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN

El Jefe del Proyecto de la contraparte del Mandante actuará como facilitador en los procesos comunicacionales. Su función principal será actuar como un catalizador de procesos sinérgicos en la administración del Proyecto, tal que permita una secuencia de acciones conjuntas y armónicas, para que tanto el Proyecto como cada colaborador, logren una mayor potenciación, co-evolución, productividad y realización.

El Jefe de Proyecto de la contraparte del Mandante, mantendrá comunicación frecuente durante el transcurso del proyecto con:

1. Comité de Gerencia del Mandante
2. Jefe de Proyecto del Servidor

El Jefe de Proyecto de la contraparte del mandante goza de autoridad delegada por el Comité de Gerencia del Mandante

La autoridad que se confiere al Jefe del Proyecto de la contraparte del mandante, es la resultante de los términos del contrato que regula las relaciones, obligaciones y derechos entre el Mandante y el Servidor.

4. PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE COMUNICACIONES

Las comunicaciones del proyecto incluyen Cartas, Notas de Envío, Faxes, Minutas de Reunión, Registros de Confirmaciones Telefónicas y Correo Electrónico.

Definición de los formatos a utilizar por el Servidor para las comunicaciones del proyecto:

1. Para cartas
2. Para Notas de Envío
3. Para Fax
4. Para las Minutas de Reuniones
5. Para los Registros de Confirmaciones Telefónicas
6. Para los Registros de Correos electrónicos

Toda comunicación del proyecto que emita el Servidor llevará además de su número de identificación, la ubicación que le corresponde dentro de los archivos del proyecto.

Toda correspondencia recibida, será marcada con la fecha de recepción, identificada con la ubicación que le corresponderá en el archivo y marcada con las iniciales correspondientes a su distribución.

Se llevará un libro de registro de toda la correspondencia recibida, con anotación de los respectivos números de identificación, fecha del documento, fecha de recepción, materia contenida y control de seguimiento.

Todos los documentos del proyecto, que una parte debe enviar a la otra, se despacharán con Nota de Envío.

La correspondencia para este proyecto, será identificada conforme al siguiente esquema de codificación:

Originador, (X)
C - CM Contraparte Mandante
S - SE Servidor
Tipos de Comunicación, (Y)
C - Cartas y Notas
N - Nota de Envío
F - Fax
T - Registro confirmación telefónica
E - E-mail
M - Minuta
Receptor, (Z)
C - CM Contraparte Mandante
S - SE Servidor
V - Para receptores varios (ej. Asistentes en Minuta de Reunión)
A - Consultores Ingeniería
B - Contratistas Obras Saneamiento
C - Contratistas Obras Principales
O - Otros (de ser necesario se abrirán nuevos Códigos durante el desarrollo del proyecto)
Correlativo (propio del tipo de correspondencia), (#/Año)
Ejemplo: carta #20 del Proyecto OP-1, de CM a SE:
OP.1-CM-C-SE-20/2001

4.1. Minutas de Reunión

El objetivo de una reunión es discutir el grado de avance, definir compromisos, acciones, acuerdos y reorientaciones de actividades.

Su programación y frecuencia deberá ser definida cuyos temas en forma indicativa son los siguientes:

1. Análisis de avance del proyecto
2. Revisión de Alcances
3. Revisión de avance
4. Definición de Ordenes de Cambio
5. Informe de avance de equipos principales, fabricación y suministros
6. Informe de avance del Proyecto
7. Coordinación de actividades en terreno
8. Temas Relevantes de la Administración, Técnicos y trabajos específicos encomendados
9. Definición de Estándares
10. Puesta en Marcha
11. Operación Normal

Las Minutas de Reunión en Revisión “A” serán despachadas por medio de Fax y las aprobadas en revisión “0”, en papel. Siempre serán distribuidas a los asistentes y a otros involucrados.

Las Minutas de Reunión se considerarán automáticamente aprobadas, si dentro del plazo de 24 horas contados a partir de su recepción, no ha habido comentarios por escrito al respecto. La aprobación debe ser dada mediante la firma de la carátula en el lugar en que se identifica al Jefe de Proyecto de la contraparte del Mandante y Jefe Proyecto del Servidor.

4.2. Registros de Conversación Telefónica

Las conversaciones telefónicas referentes a materias significativas para el Proyecto serán respaldadas mediante Registro de Confirmación Telefónica, el que podrá efectuarse en forma manuscrita. Los Registros de Confirmación Telefónica serán descriptivos, e incluirán:

• Fecha y hora de conversación
• Lugar de origen del llamado telefónico
• Partícipes de la conversación
• Materias tratadas
• Solicitudes planteadas y por quién
• Acciones a tomar, por quién y fechas de los compromisos
• Acciones tomadas
• Firma de la persona que preparó el registro de conversación.

Los Registros de Confirmación Telefónica serán distribuidos a los participantes y a otros involucrados en la materia tratada.

Los Registros de Confirmación Telefónica se considerarán automáticamente aprobados, si dentro del plazo de 24 horas contadas a partir de la fecha y hora de su recepción no ha habido comentarios por escrito al respecto.

4.3. Correo Electrónico

Las organizaciones de la contraparte del mandante y del servidor podrán utilizar el correo electrónico exclusivamente para la transferencia de archivos magnéticos, ya sea de documentos técnicos, planos e información de trabajo. El envío ya sea de Productos del Proyecto, como otros documentos (Manual de Procedimientos, Programa de Ingeniería, Puesta en Marcha, Operación Normal etc.), deberán ser enviados paralelamente con Nota de Envío para formalizar su entrega.
4.4. Sistema de archivo

El sistema de archivos del proyecto se utilizará para facilitar la identificación, almacenamiento y la ubicación de la correspondencia, planos, información técnica, administrativa y contable, y otros documentos del Proyecto.