Plan de Dirección de Proyectos

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

El siguiente es un listado de términos que permitirá poner en común algunos conceptos que se utilizarán en el desarrollo del plan de ejecución:

a) Mandante
b) Contratista o Servidor
Es la persona natural o jurídica propuesta para ejecutar con autorización previa del Mandante los servicios del Contrato.
c) Jefe de Proyecto del Mandante
Persona jurídica o natural, nombrada por el Mandante, para supervisar y definir técnicamente los Servicios Contratados
d) Jefe de Proyecto del Contratista
Es el profesional designado por el Contratista como su representante, responsable del cumplimiento fiel y total de los servicios contratados con el Mandante.



1.1. Documentación

a) Oferta de Servicios

Valor y condiciones ofrecidas por el Contratista, para la ejecución de un determinado servicio.

b) Bases de Medida y Pago

Son las disposiciones que establecen el Alcance, Procedimientos y Métodos de cálculo que deberán aplicarse al proceso de medición de los servicios, para calcular su avance y formular su pago.

c) Correspondencia Oficial

Es aquella que se rige por los procedimientos de comunicación que se establecerán en un manual específico que regulará este aspecto.

d) Contrato

Es el acuerdo escrito de voluntades entre el Mandante y el Contratista, mediante el cual el Mandante formalizará la aceptación de la oferta del Contratista y le encomienda la ejecución de los servicios en los términos y condiciones que en él se pactan. El Contrato establece los derechos y obligaciones para las partes contratantes y prevalece sobre cualquier otro documento.


e) Precio del Contrato

Precio o valor del Contrato, es el monto total de dinero que originalmente se establece en el Contrato y que el Mandante se obliga a pagar al Contratista, por el servicio objeto del mismo.

1.2. Definiciones Generales

a) Servicios

Prestación de cualquier naturaleza, como por ejemplo, Operaciones Mineras, Ingeniería y Construcción, que otorga el Contratista al Mandante.

b) Orden de Cambio

Procedimiento que permite al Jefe del Proyecto del Mandante, en cualquier momento, incorporar modificaciones a los Servicios originalmente contratados, dentro del propósito general del Contrato, en acuerdo con el Jefe del Proyecto del Contratista.

c) Programa de Trabajo

Es una relación secuencial de las actividades involucradas directamente en la ejecución de los servicios, en la cual se indica las cantidades a ejecutar, las fechas de comienzo y de término estimadas para cada una de ellas y las relaciones de precedencia. Este Programa debe incluir también, la fecha estimada de algunos eventos, que pueden establecerse como Hitos o puntos de Control de las actividades consideradas.

El Contratista debe presentar el programa en formato Gantt.

d) Hitos

Es una fecha planeada para un determinado evento, que condiciona al Programa de Trabajo y que es establecido por el Mandante.

e) Dirección Integrada de Proyectos (DIP).

Es una modalidad de Dirección, especialmente válida para la realización de Proyectos complejos, orientada a satisfacer de manera íntegrada las necesidades del Mandante.

Tiene como fundamento principal el enfoque Sistémico de los Proyectos y su misión es cautelar los intereses del Mandante, por medio de una Organización de especialistas que aplican los Procedimientos y Métodos establecidos.

f) Proyecto

Es la combinación de recursos de naturaleza material o no, puesto en acción, por una organización temporal, a consecuencia de la cual se generan un conjunto de actividades debidamente planificadas, con el objetivo de transformar una idea o diseño en una realidad concreta, dentro de un alcance, que se refleja principalmente en el cumplimiento de un plazo, costo y calidad. Constituye un conjunto de actividades multidisciplinarias que forman un sistema.
g) Subproyecto

Es la primera agrupación de estudios y trabajos para conseguir la realización de un proyecto.

h) Unidad de Proyecto.

Son partes elementales que conforman las Unidades o Sub-unidades del Proyecto, que por sí sola no cumplen ninguna función específica en él, sino que en tanto se encuentren incorporadas a éstas.

i) Sub-unidad de Proyecto.

Subdivisión de Unidad de Proyecto, con el fin de obtener una mejor identificación de las partes o Componentes del Proyecto. La Sub-Unidad de Proyecto tiene las mismas propiedades de la Unidad de Proyecto.

j) Programa Maestro de Control

Instrumento clave de Programación de que dispone el Jefe del Proyecto. Contiene todos los proyectos y subproyectos, unidades y sub-unidades del mismo (Eventualmente puede considerar Componentes). Provee de la información básica sobre las Unidades respectivas, Avance Físico y Económico, indicadores programados, reales y proyectados.

k) Sistema del Proyecto

Instrumento mediante el cual se especifica el Sistema Proyecto, identificando los elementos que lo componen y sus atributos, explicitando las relaciones que se establecen entre ellos.

2. PROGRAMACION DE LOS SERVICIOS

2.1. Programa de Trabajo

Una vez adjudicado el Contrato, el Contratista deberá preparar el Programa de Trabajo, remitiéndose a la fecha de inicio efectiva de los servicios, éste pasará a llamarse Programa Maestro de Control.

El Mandante exigirá que la desagregación de las actividades programadas sea asociada al Sistema del Proyecto.

El Contratista debe a partir del Programa Maestro de Control, evacuar programa de detalles por cada Subproyecto.

El Programa Maestro de Control deberá ser actualizado y proyectado mensualmente durante el desarrollo del Contrato, o cuando el Mandante lo estime conveniente, con el objeto de definir las medidas correctivas y recursos necesarios para cumplir los objetivos del trabajo o estudio. Esta actualización del Programa Maestro se denominará Programa Maestro Proyectado y deberá tender siempre a corregir las desviaciones producidas, con el propósito de ajustar los Plazos para cumplir con los objetivos del Proyecto.

Toda modificación del Programa Maestro de Control deberá someterse previamente a la aprobación del Mandante.

Se efectuarán controles de avance en las fechas que corresponda al cierre de los Estados de Pago de los trabajos ejecutados y en otras fechas que se establezcan.
El Servidor podrá hacer uso de las holguras de las actividades siempre y cuando no represente un mayor costo para el Mandante. Los recursos adicionales necesarios para suplir la mayor duración de la actividad serán de cuenta y parte del Servidor.

2.2. Control de Avance

El Servidor deberá proponer un sistema y procedimientos para el aseguramiento de la calidad y tendrá la obligación de implementarlo y mantenerlo en operación. Para éste efecto el Mandante proporcionará pautas generales. El sistema propuesto tendrá registros, controles, programas generales, parciales y especiales que requieran los trabajos de acuerdo al sistema de control propuesto y acordado con el Mandante dentro del Plan de Aseguramiento de Calidad.

El conocimiento, revisión y/o aprobación que el Mandante efectúe a los Presupuestos del Servidor no implicarán ningún grado de responsabilidad de él sobre éstos, como tampoco en lo relativo a la dirección, manejo y adecuación de los recursos propios o del aporte del Servidor.

En consecuencia, toda dificultad, mayores costos, tiempos ociosos, pérdidas, daños y otros gastos producidos de cualquier naturaleza, tanto del Servidor como de sus subcontratistas u otros, que se produjeran por diferencias entre avances reales de los trabajos con relación a los Programas o Presupuestos, eventualmente serán responsabilidad del Servidor.

2.3. Ejecución de los Servicios

El Servidor desarrollará los servicios contratados, en estricta concordancia con los antecedentes que se incluyan en el Contrato. Cualquiera duda que se le presente al Servidor respecto de estos documentos, deberá consultar por escrito al Mandante, quien resolverá también por escrito. No se admitirá por lo tanto, ninguna excusa del Servidor basada en falta de claridad de dichos documentos, y será de su completo cargo toda reparación o reconstrucción de trabajos defectuosos.

El Servidor será responsable de la buena calidad del material, mano de obra y equipo suministrado por él o sus subcontratistas.

El Servidor deberá ejecutar los trabajos sin contravenir leyes, reglamentos, ordenanzas y normas vigentes en el país.

2.4. Informes

El Servidor entregará al Mandante un informe mensual que contendrá a lo menos lo siguiente:
- Resumen Ejecutivo
- Estado General del Proyecto

Los informes incluirán proyecciones y expectativas de variables claves.

3. METODOLOGIA PARA CONTROL DE AVANCES FISICOS, DE COSTOS Y PROYECCIONES

3.1. Avance Físico

El Servidor dispone de un Programa Maestro de Control que considera todas las actividades necesarias para completar cada una de las partidas contempladas en el alcance del Contrato. Este se ha preparado sobre la base del Sistema del Proyecto acordado con el Mandante. Este programa será la base sobre el cual se efectuará el control de los compromisos relacionados con el plazo y el avance mensual asociado (Curva S).

El Programa entregado contiene para cada fase, esto es para la ingeniería, adquisiciones, construcción, puesta en marcha y operación, lo siguiente:

a) Identificación de componentes del Sistema del Proyecto
b) Diagrama de Secuencia de Actividades (CPM).
c) Diagrama de Barras (Carta Gantt).
d) Programa de Hitos.
e) Método para determinar el grado de avance físico por actividad de acuerdo a métricas preestablecidas.
f) Las ponderaciones se realizarán por el monto del costo asociado a cada actividad.
g) Curva de Avance Físico y su respectiva tabla de datos de respaldo.

3.2. Control de costos

En principio, la variable de control del avance será el costo de lo realizado, lo que es aplicable a la mayoría de los eventos. Se exceptúa de esta modalidad el control de avance de los suministros, para los cuales en cada caso se establecerá una escala asociada a una métrica de control discreto, de fácil identificación para su avance.

La información base para el control se obtendrá del “Sistema de Gestión Integrada de Proyectos” del mandante, sin embargo, se llevará en paralelo un sistema de control, sea este en planillas electrónicas, bases de datos y se indicará el avance gráficamente.

Para el Control de Costos del proyecto se deberá:

a) Crear, mantener y actualizar permanentemente una Base de Datos que almacene todos los gastos realizados por actividad en cada una de las fases y etapas del Proyecto.
b) Mensualmente se efectuará por fase la comparación entre los gastos reales, incurridos y comprometidos, con lo programado y se realizará una proyección, información que entregará oficialmente el Proyecto con las explicaciones de las desviaciones observadas y al nivel de desagregación del Sistema del Proyecto.
c) El control de la Gestión se medirá por medio de indicadores que se registrarán en un formato diseñado especialmente para tal efecto.

3.3. Representación del programa y sus actualizaciones

Con el propósito de contar con un procedimiento efectivo de Control se empleará el Software “ Primavera Project “ como parte de la gestión y control de las actividades, especialmente para la representación de los avances.

Se define un Programa General para el proyecto, el cual deberá incluir la fase de Ingeniería, Adquisiciones, Construcción, Puesta en Marcha y Operación. Se emitirá mensualmente un informe que mostrará el estado de avance físico y financiero del proyecto y se mostraran gráficamente las desviaciones con respecto a lo programado en función de los índices que se establezcan.

Las curvas de control que se informen, deberán mostrar claramente los avances físicos y de costos, programados y reales (incurridos y gastados), de modo que la Dirección del proyecto tenga una rápida visión que le permita apoyar eficientemente la toma de decisiones.

3.4. Control combinado tiempo – costo - avance

Será necesario controlar y ajustar, en forma conjunta, el desarrollo del proyecto de acuerdo con las pautas fijadas en el Programa de Control, Presupuesto y Flujo de Inversiones. A fin de lograr este objetivo, se usarán técnicas de control de medición de avance que relacionen las curvas de Presupuesto Base, Costo efectivo del trabajo realizado y Valor del trabajo real ejecutado según Presupuesto Base.

Según esta metodología, se compararán los valores obtenidos que permitirán identificar las desviaciones tanto en la ejecución física como en la variación de las inversiones.

Este sistema permite, además, hacer proyecciones de duración del proyecto y costos.

3.5. Estados de Pagos

El Mandante pagará al Servidor por Estados de Pago, según Avance Físico del proyecto. La entrega del control de avance, así como su análisis, será un requisito para la recepción conforme de los estados de pago.

El Servidor deberá presentar mensualmente un Estado de Pago, que incluya todas los servicios ejecutados en el mes.

Los Estados de Pago, se presentarán según el formato definido con el Mandante. Los Estados de Pago se numerarán correlativamente a partir del número 1 (uno).

Según la metodología de control del mandante, el cobro de servicios del Servidor se provisionará antes del cierre contable del período del servicio. Esta provisión se efectuará según una estimación del avance físico, que se ajustará, si corresponde, en el período siguiente. Los Estados de Pago propiamente tal, se presentarán junto con el Informe Mensual.

La provisión para los Estados de Pago serán entregados y sometidos a aprobación del Jefe del Proyecto del Mandante y serán acordados dentro del plazo contable.

Las cancelaciones de los Estados de Pago serán consideradas como abonos parciales que el Mandante efectúa durante el curso de los trabajos, y tendrán sólo el carácter de un pago provisional efectuado al Servidor a cuenta del valor de los trabajos ejecutados.

3.6. INFORMES AL MANDANTE

De acuerdo a lo que se establecido, el servidor emitirá Informes Mensuales conteniendo básicamente lo siguiente:

- Avances físicos y financieros
- Cumplimiento de programas
- Resumen de actividades desarrolladas en el período
- Hechos relevantes del período
- Informe de Seguridad – Ambiente - Calidad
- Informe de abastecimientos
- Otros que se definan de común acuerdo con el Mandante.


Estos informes utilizarán los formatos entregados por el Mandante, que son de conocimiento del Servidor.

4. PLAN DE DIRECCIÓN DE LOS CAMBIOS DE ALCANCE

4.1. Modificaciones de Alcance de los Servicios.

El Mandante podrá en cualquier momento solicitar modificaciones, disminuciones o ampliaciones al alcance de los servicios contratados, que serán confirmados por una Orden de Cambio, la que podrá afectar los costos, plazo y calidad del proyecto.

Cualquier cambio en las obligaciones del Servidor, de acuerdo a lo establecido en el Contrato, será solicitado por escrito, señalando la naturaleza del cambio y su objeto. El Servidor deberá entonces, presentar al Mandante dentro del plazo que le sea señalado por ésta última, un aviso de cambio que podría originar una Orden de Cambio, que incluirá lo siguiente:

1. Descripción del cambio solicitado, razones y justificaciones, incluyendo una estimación del orden de magnitud de su efecto en el costo y/u operación del proyecto y una estimación de su efecto en el programa de ejecución del proyecto.
2. Efectos del cambio en los costos estimados del contrato.
3. Efectos del cambio en el Programa Maestro de Control.
4. Efectos del cambio sobre el avance físico del proyecto.
5. Efectos del cambio sobre la distribución de gastos del contrato en el tiempo.
6. Efectos del cambio sobre el alcance del Servicio.

El Mandante tendrá la facultad para aprobar la Orden de Cambio presentada por el Servidor haciéndole llegar a éste último su autorización por escrito.

Si durante la ejecución del trabajo, el Servidor estima que cualquier instrucción, revisión, decisión o acción del Mandante deba considerarse un Cambio al Alcance del servicio contratado, el Servidor deberá dar inmediatamente aviso al Mandante, informando su posición al respecto.

Si el Mandante concuerda que dichas instrucciones, revisiones, decisiones o acciones deban dar lugar a un Cambio, se emitirá una Orden de Cambio. No obstante, no será autorizado cambio alguno si el Mandante juzgare que:

1. El trabajo del Servidor ha sido afectado por culpa o negligencia del mismo o por omisión en cumplir las condiciones del Contrato.
2. El Mandante no autorizará Cambio, ni por lo tanto pago alguno, si el Servidor ha proseguido con la ejecución de trabajos afectados por dichas instrucciones, revisiones, decisiones o acciones del Mandante, sin la debida participación y acción del administrador de éste.

Cualquier desviación en los programas, costos, horas, etc., sea causante, o no, de Ordenes de Cambio, será informada al Mandante mediante un informe de desviación que se incluirá como anexo al Informe Mensual de Actividades.

El control de cada una de las Ordenes de Cambio se hará en forma individual, tomando en consideración los mismos parámetros que para el contrato base.

El Mandante deberá aprobar o rechazar la Nota de Orden de Cambio considerando para ello:

• Cinco días hábiles para cambios menores.
• Ocho días hábiles para cambios mayores.

4.2. Integración de los Cambios de Alcance del Servicio al Proyecto.

Una vez aprobados los cambios por el Mandante, se procederá a:

1. La emisión de la nueva versión de descripción de los trabajos afectados y se acordará su validez sobre lo expresado en el proyecto.
2. La incorporación de la variación de los costos del proyecto, si corresponde y sus efectos sobre la distribución de gastos. (Flujos).
3. La actualización del Programa Maestro de Control.
4. Confirmar que el Plan de Aseguramiento de la Calidad da cuenta de él o los cambios.

4.3. Identificación de los Cambios de Alcance del Proyecto.

Con el objeto de facilitar la aprobación e integración de los cambios de alcance del proyecto se identificarán los cambios mayores y menores según se indica a continuación:

1. Modificación a la descripción de un trabajo o estudio definido en el proyecto.
2. Cambios en los conceptos o criterios de diseño previamente acordados y aceptados.
3. Cambios en los plazos del programa maestro de control acordado y que impliquen variación de los recursos.

4.4. Clasificación de los Cambios de Alcance del Proyecto.

Los cambios se clasificarán en mayores, menores e instrucciones de ajuste y se definen a continuación:

1. Cambio mayor, será aquel que implique una variación de más de un 1% del presupuesto total del proyecto y debe ser integrado al alcance de éste.
2. Cambio menor será aquel que implique una variación menor a un 1% y mayor o igual al 0,5% del presupuesto total del proyecto y su incorporación como cambio de alcance será decisión del Mandante.
3. Instrucciones de ajuste, serán todas aquellas que no puedan clasificarse como cambio mayor o cambio menor.