1. ObjetivoEl objetivo de la descripición del servicio es entregar aspectos metodológicos y de precios de los productos “Investigación de Mercado”, “Instrucciones a los Proponentes”, “Bases Administrativas Especiales”, “Especificaciones Técnicas” y “Manual de Procedimientos” y “Participación en rondas de consultas” en el marco de las políticas de aseguramiento de la calidad y normativas de la Organización para la Licitación de los Servicios de Contraparte de Ingeniería de Proyecto Cambio de Frecuencia en modalidad de Contrato Marco.
2. Alcance
La descripción del servicio tanto en sus aspectos metodológicos como de precios serán definidos y presupuestados en consideración de que la cantidad de trabajo será eminentemente variable en términos de programación de la carga de trabajo.
3.Productos
Comprende la realización de una investigación de mercado sobre aquellas empresas chilenas que puedan actuar como contraparte en el proyecto de Cambio de Frecuencia.
Para tal efecto se desarrollará una encuesta en que recopilarán antecedentes referidos a su organización, infraestructura, capacidad técnica y financiera, certificaciones y experiencia en la materia.
Con esta información y en función de un procedimiento formal de evaluación el mandante estará en condiciones seleccionar a aquellas que participarán en el posterior proceso de licitación de “Contraparte Cambio de Frecuencia” .
La aplicación del procedimiento formal será de responsabilidad del mandante y que básicamente se refiere a la evaluación de los antecedentes legales, financiero y de experiencia.
Respecto a los antecedentes legales, será de responsabilidad del Servicio Jurídico de analizar los aspectos relativos a la constitución, vigencia y otros aspectos jurídicos de las empresas participantes y otros antecedentes solicitados con la finalidad que dicho servicio emita una resolución indicando la conveniencia o inconveniencia de cada uno de ellos continúe en el proceso de licitación.
Los antecedentes financieros serán analizados por el Departamento de Finanzas, basado en requisitos financieros (liquidez, endeudamiento, capital de trabajo mínimo.
Los aspectos técnicos serán subdivididos en grupos de conceptos debidamente ponderados tales como aspectos referidos a infraestructura y operación, aspectos referidos al proponente (experiencia y organización, gestión de personal, gestión de calidad etc)
La evaluación permitirá al demandante ir preclasificando empresas a partir de los antecedentes legales, financieros y técnicos con la finalidad de elegir aquellas que estarán capacitadas para participar en el proceso de licitación.
3.2 Especificaciones Técnicas de Licitación
En este documento se hará inicialmente referencia fundamentalmente a los antecedentes de la Ingeniería del Proyecto Cambio de Frecuencia sus objetivos y alcance.
A continuación los aspectos metodológicos que deberá tener en cuenta el proponente tanto del punto de vista técnico y administrativo para ejercer su labor de contraparte.
Adicionalmente se incluirá una descripción de los antecedentes que deberá conocer la contraparte, en especial:
- Estudio de Antecedentes y conocimiento del terreno
- Definición del tipo de documentos que se considerarán y el procedimiento
- y/o formato de los certificados de revisión y/o aprobación
- Tipos de controles que la contraparte deberá realizar con indicación de frecuencia y los formatos tanto de los registros de control como de los informes a la Organización.
- Estipulación del sistema de reuniones periódicas con la participación de los diferentes entes que participan en el proyecto, incluyendo los formatos tanto de las convocatorias como de las minutas de cada reunión.
Con esta información el proponente estará en condiciones de presentar un plan y programa de trabajo para satisfacer las necesidades del demandante.
Se contempla en este punto, la preparación de formularios necesarios para solicitar a los proponentes la información requerida, que permita Organizaciónerminar la proposición técnica.
3.3 Preparación del Documento Instrucciones al Proponente
Este documento señala las condiciones y aspectos que el proponente debe considerar para la correcta preparación y entrega de su Oferta Técnica y Económica.
En general este documento regula, entre otros, los temas de las visitas al terreno, la preparación de la propuesta, representante ante la Organización, documentos de la licitación, consultas y aclaraciones, subcontratos, tipo de contrato, tipo de oferta, presentación de la propuesta, procedimiento de apertura de las propuestas, estudio y evaluación de las ofertas, vigencia de la propuesta, notificación del resultado de la licitación, adjudicación del contrato, documentos del contrato y firma del contrato.
3.4 Preparación del Documento Bases Administrativas Especiales
Este documento señala las condiciones y aspectos que el proponente debe considerar acerca de la forma en que operará durante la vigencia del contrato.
Este documento regula y enumera las condiciones en que se desarrollará el contrato, entre otros, plazos y fechas programadas, condiciones de pago, estados de pago, reclamos, hitos, multas, garantías, gestión de calidad, programación y control, ingreso a las instalaciones, comunicaciones, personas ocupadas por el proponente, transporte en áreas de la Organización, seguros, seguridad e higiene industrial, responsabilidad solidaria, información confidencial, responsabilidades, propiedad intelectual, fuerza mayor, resolución del contrato, permisos, publicaciones y fotografías, traspaso de conocimiento, cooperación con otros, arbitraje, domicilios.
3.5 Manual de Procedimientos
Este documento regula las actividades técnicas y comunicaciones entre la empresa de servicio de contraparte y la Organización.
Las materias de este manual, entre otros, contemplan la identificación del proyecto, alcance del proyecto, alcance del manual del de procedimientos, propósito, definiciones, representantes de la empresa, organigrama, aprobaciones, comunicaciones, correspondencia del proyecto, numeración de la correspondencia, minutas de las reuniones, formato de cartas, faxes, trabajos adicionales, órdenes de cambio, informes de avance, contenido de los avances, criterios para la medición de los avances, ordenamiento de los documentos, archivo de los documentos, archivo de los documentos electrónicos, canales de coordinación, reuniones periódicas, reuniones extraordinarios, documentación técnica, planos y esquemas, escalas y unidades de medida, sistema de numeración.
3.6 Participación en Reunión Informativa con proponentes
El objetivo de la participación en la reunión informativa es dar a conocer en sus aspectos conceptuales las condiciones del servicio solicitado a través de una exposición en Power -Point
3.7 Respuestas a Consultas
Se responderá por escrito a las consultas que formulen los proponentes en el plazo y forma estipulados en el itinerario de la licitación del servicio de la contraparte de ingeniería.
4.Aspectos administrativos
4.1 Administración
La Administración del Contrato será ejercida por Ingeniería que designará un Administrador para los efectos de coordinación con el Administrador de Contrato de la Organización.
Al inicio del contrato se establecerán las vías de comunicación, especialmente el uso intensivo del correo electrónico
4.2 Organigrama, Curricula Vitae y Planes
En el Anexo “A” se entrega un Organigrama de la Prestación de Servicios y en el Anexo “B” los curricula de los profesionales que participarán en la prestación der servicios.En el Anexo “C” se incluye el Plan de Calidad
4.3 Entrega de los Productos
Los productos serán entregados tanto en papel (1 original) como en CD en archivos Word fuente Arial 11 y debidamente indexados como también en Adobe Acrobat (pdf)
